Organisation & pilotage multi-sites

Stéphanie MOREIRA, Expert-comptable - Filipe ALVES, Expert-comptable- Cabinet Luso Expertise

Filipe Alves et Stéphanie Moreira sont experts-comptables associés au sein du cabinet Luso Expertise.

Le cabinet dispose aujourd’hui de plusieurs implantations, avec un bureau à Montrouge ainsi que deux bureaux au Portugal. Cette organisation multi-sites nécessite une coordination permanente entre les équipes et un pilotage précis de l’activité.

Pour accompagner cette croissance et gagner en efficacité, ils ont choisi OctoVision.

Une solution qui a immédiatement séduit les équipes

Lorsque les associés découvrent OctoVision, le constat est immédiat.

« Nous avions besoin de quelque chose de plus efficace, de plus fluide et de plus moderne. On est tombés amoureux tout de suite. »

L’outil répond précisément aux attentes du cabinet en matière d’organisation, de visibilité et de pilotage.

« On l’a rêvé, vous l’avez fait. »

Très rapidement, OctoVision s’impose comme un outil central dans le fonctionnement quotidien de Luso Expertise.

Piloter plusieurs bureaux à distance avec une vision globale

L’un des principaux enjeux du cabinet consiste à coordonner l’activité de plusieurs bureaux répartis entre la France et le Portugal.

Dans ce contexte, disposer d’une information centralisée et accessible en permanence est essentiel.

« C’est un outil qui nous permet de piloter facilement le cabinet, même à distance. »

Grâce à OctoVision, les dirigeants bénéficient d’une vision globale de l’activité, quel que soit le site concerné.

Cette visibilité facilite le suivi de la production, le pilotage des équipes et la prise de décision au quotidien.

Une meilleure analyse de l’activité et de la rentabilité

Pour un cabinet présent sur plusieurs territoires, le suivi des indicateurs d’activité représente un enjeu majeur.

« Nous avons le bureau France et le bureau Portugal. Nous devons analyser la rentabilité, les volumes de clientèle et l’activité de chaque structure. Avec OctoVision, cette analyse est devenue beaucoup plus simple. »

Les données étant centralisées et actualisées en temps réel, les associés disposent rapidement des informations nécessaires pour piloter leur développement.

Cette capacité d’analyse permet d’identifier plus facilement les leviers de performance et d’anticiper les besoins des équipes.

Une visibilité immédiate sur les dossiers et les intervenants

Avant tout, OctoVision apporte une réponse simple à une problématique récurrente dans les cabinets : savoir qui intervient sur chaque dossier.

« Nous ne nous posons plus la question de savoir qui travaille sur tel ou tel dossier. Nous allons sur OctoVision et nous savons immédiatement qui est le contact, l’assistant, le responsable social ou le responsable juridique. »

Cette centralisation des informations améliore la communication interne et évite les pertes de temps liées à la recherche d’informations.

Pour les dirigeants, elle constitue un véritable gain de confort dans la gestion quotidienne du cabinet.

« Pour nous, dirigeants, cela nous a vraiment facilité la tâche. »

Une coordination renforcée entre tous les pôles du cabinet

Chez Luso Expertise, plusieurs expertises travaillent conjointement sur les dossiers clients : comptabilité, social et juridique.

OctoVision permet de coordonner l’ensemble de ces équipes au sein d’une même plateforme.

« Quand on a un pôle social, un pôle juridique et un pôle comptable, tout est coordonné. C’est impeccable. »

Cette fluidité favorise la collaboration entre les équipes et garantit un meilleur suivi des dossiers.

Une facturation transformée

Parmi les bénéfices les plus marquants observés par les associés figure l’amélioration du processus de facturation.

« Nous avons réduit par trois le temps de préparation de nos factures. »

Grâce aux données consolidées et aux informations disponibles en temps réel, la préparation des factures est devenue plus rapide, plus fiable et moins chronophage.

Pour Filipe Alves et Stéphanie Moreira, revenir à l’ancien fonctionnement n’est tout simplement plus envisageable.

« Revenir au tableau Excel, c’est impossible. Revenir à une gestion archaïque, c’est impossible. »

Un outil qui accompagne l’évolution du cabinet

Pour Luso Expertise, OctoVision représente bien plus qu’un simple logiciel de gestion.

Il constitue aujourd’hui un véritable outil de pilotage qui accompagne la modernisation du cabinet, améliore la coordination des équipes et apporte une visibilité essentielle à la prise de décision.

« Petit à petit, nous continuons à nous améliorer. »

En offrant une vision globale de l’activité, une meilleure coordination entre les services et des gains de productivité significatifs, OctoVision s’est imposé comme un levier stratégique dans le développement du cabinet.