Priorisation & autonomie

Thomas Frey revient sur la manière dont OctoVision a transformé l’organisation quotidienne du cabinet.

Entre le suivi des dossiers, la gestion des portefeuilles et la répartition des missions, disposer d’une information centralisée est devenu essentiel pour piloter les équipes plus efficacement.

Une organisation plus claire au quotidien

Avant OctoVision, certaines informations étaient dispersées entre différents outils, ce qui pouvait compliquer le suivi des dossiers et la coordination des équipes.

Aujourd’hui, chacun dispose d’une vision claire de son activité et de ses priorités.

« Tous les matins, chacun se connecte et sait les tâches qu’il a à faire. »

Cette organisation permet aux collaborateurs de démarrer leur journée avec une feuille de route précise, tout en donnant aux responsables une base commune pour suivre l’activité du cabinet.

Des ajustements de portefeuille beaucoup plus rapides

La gestion des portefeuilles représentait auparavant un travail particulièrement chronophage.

Lorsqu’il fallait intégrer un nouveau client, gérer un départ ou réaffecter certains dossiers, les équipes devaient se réunir pour mesurer les conséquences de chaque changement.

« On passait des fois deux ou trois jours. Du coup, avec OctoVision, on se pose ensemble en deux ou trois heures et c’est plié. »

Les responsables peuvent désormais visualiser rapidement les impacts d’une réaffectation et réaliser les ajustements nécessaires sans multiplier les analyses manuelles.

Mieux équilibrer la charge des équipes

Avec le plan de charge dynamique, le cabinet peut aller plus loin dans l’organisation des missions.

La solution permet de prendre en compte la charge de chacun, mais également les profils, les envies et les ambitions des collaborateurs.

L’objectif est de construire une organisation plus équilibrée et d’éviter que certaines personnes se retrouvent durablement en situation de surcharge.

« OctoVision nous aide à moduler tout ça en fonction des profils et des ambitions de chacun. »

Une information centralisée pour gagner en efficacité

L’un des principaux avantages réside également dans l’accès immédiat à l’information.

Plutôt que de revenir vers plusieurs fichiers Excel ou de rechercher l’état d’avancement d’un dossier, les équipes peuvent retrouver les données dont elles ont besoin directement dans OctoVision.

Cette centralisation simplifie le quotidien et permet aux responsables de savoir rapidement où en est chaque dossier.

Vers un cabinet davantage tourné vers le conseil

L’enjeu des prochaines années sera de connecter toujours davantage les outils et les flux d’information du cabinet.

L’automatisation doit permettre de réduire progressivement les tâches à faible valeur ajoutée afin de dégager davantage de temps pour l’accompagnement des clients.

À terme, la différence entre les cabinets se jouera moins sur la production que sur leur capacité à apporter du conseil et de la valeur à leurs clients.