Fonctionnalités
Fonctionnalités
OctoVision est un logiciel dédié aux cabinets d’expertise-comptable, conçu par des experts-comptables. L’outil permet donc de répondre à toutes les difficultés rencontrées quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet.
Les tableaux Excel sont des outils performants pour réaliser un suivi détaillé de chaque dossier client. Cependant, une multiplication des dossiers clients et des tâches engendre forcément une multiplication du nombre de tableaux, une perte de temps à vérifier l’exhaustivité des tableaux avec un manque d’une vision globale de l’état de vos dossiers.
OctoVision a été pensé et conçu pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos dossiers.
La collecte des variables AGOA est un véritable défi pour l’ensemble des services du cabinet d’expertise comptable. Les difficultés rencontrées sont liées principalement à une communication inter-service complexe et à un manque de visibilité pour les dirigeants et les collaborateurs comptables sur l’avancement de la production.
Il en est de même pour les commandes juridiques, pour lesquelles les problèmes de communication inter-services et le manque de partage d’informations conduisent à un risque important de perte d’information, de temps et de crédibilité.
OctoVision vous accompagne grâce à un système de communication inter-services sans faille et à une visibilité parfaite sur l’avancement des AGOA et de la réalisation des commandes juridiques.
Prochainement ...
Le contrôle de la rentabilité n’est pas toujours suivi. Plusieurs raisons sont à l’origine de ce manque de contrôle : un manque d’aisance dans l’accès à la GI, une sensibilisation limitée des collaborateurs à la rentabilité et une présentation des tableaux chiffrés peu ludique.
Pourtant, l’analyse de la rentabilité est cruciale pour être réactif dans la modification de l’organisation du client et dans la modification des tarifs appliqués.
Un manque d’analyse cause une perte potentielle de chiffre d’affaires pour le cabinet.
OctoVision offre une vision simplifiée et partagée de la rentabilité sous forme de code couleur, permettant un pilotage efficace du cabinet d’expertise-comptable.
Les points forts d’OctoVision
pour l'analyse de la rentabilité
Le service facturation doit analyser de nombreux tableaux Excel et collecter nombre d’informations afin d’obtenir le plan de charge financier à différents niveaux, à savoir au niveau global, par collaborateur ou par superviseur.
Le plan de charge financier demande ainsi une grande agilité dans la manipulation et dans l’analyse de multiples données, mais engendre surtout une perte de temps considérable.
Pour avoir une visibilité globale du plan de charge financier, OctoVision offre une restitution ergonomique.
Les points forts d’OctoVision
pour la visualisation des plans de charge financier :
Tout comme l’analyse de la rentabilité, le contrôle des temps n’est pas toujours suivi. L’accès peu aisé à la GI, la présentation peu ludique des tableaux chiffrés et les relances régulières conduisent rapidement à un retard chronique dans la saisie des temps.
De plus, à la perte de temps, d’énergie et de visibilité, s’ajoute l’usure des dirigeants à devoir contrôler continuellement la saisie des temps.
La visualisation du suivi de la saisie des temps permet au dirigeant de contrôler et d’analyser en en un simple coup d'œil la saisie des temps.
Les points forts d’OctoVision
dans l’analyse de la saisie des temps :
Liaisons avec la GI par lecture directe
Visualisation et contrôle des temps saisis
Le taux d’avancement de la tenue est un indicateur précieux mais les intervenants sur un dossier en tenue ont besoin de connaître la qualité de la tenue effectuée par le collaborateur pour mieux orienter les actions à mener.
Avec Octovision, le taux d’avancement de la tenue est renseigné par le collaborateur de manière déclarative en déplaçant un curseur sur une échelle temps. La gestion des points en suspens donne une idée des informations manquantes pour que la tenue soit complète.
Les points forts d’OctoVision
pour le calcul d’un indice de tenue :
OctoVision utilise les APIs de vos outils compatibles pour chercher dans les écritures comptables et pour chaque dossier :
De nombreuses ressources communes à l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet sont encore trop souvent stockées sous format papier ou au niveau de dossiers sur l’ensemble des ordinateurs du cabinet. Ce manque de centralisation des ressources engendre une perte de temps considérable.
Les actualités, quant à elles, sont souvent échangées autour d’un café, d’une discussion entre collègues. Pourtant, la communication des actualités du cabinet permet de créer une cohésion au sein de l’équipe, un sentiment d’appartenance.
Avec OctoVision, l’ensemble de vos ressources et des informations en lien avec le cabinet sont centralisées et facilement accessibles par l’ensemble des collaborateurs.
Les points forts d’OctoVision
pour le partage des ressources :
Partage d’informations
Les courriers et les archives sont gérés sur des tableaux Excel partagés ou non sur un serveur.
La gestion du courrier et des archives est grandement simplifiée avec Octovision, permettant un accès facile à l’information pour tous les collaborateurs.
Les points forts d’OctoVision
pour la gestion des courriers et des archives :
Gestion du courrier
Archives
La conservation des documents en lien avec la déontologie (déclarations d’indépendance, suivi de formation, documents dédiés à la lutte anti-blanchiment) est généralement pas ou peu centralisée, engendrant une perte de temps considérable.
Avec OctoVision, tous les documents sont centralisés sous format numérique, ce qui permet un gain de temps considérable et représente une garantie en cas de contrôle.
Les points forts d’OctoVision
pour le respect de la déontologie :
Déclaration d’indépendance
Manuel des procédures générale
Formations
Lutte Anti-Blanchiment (LAB)