Fonctionnalités
OctoVision
Un portail unique dédié aux cabinets d’expertise-comptable
OctoVision est un logiciel dédié aux cabinets d’expertise-comptable, conçu par des experts-comptables. L’outil permet donc de répondre à toutes les difficultés rencontrées quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet.
Digitalisation des processus liés au fonctionnement du cabinet
Les tableaux Excel sont des outils performants pour réaliser un suivi détaillé de chaque dossier client. Cependant, une multiplication des dossiers clients et des tâches engendre forcément une multiplication du nombre de tableaux, une perte de temps à vérifier l’exhaustivité des tableaux avec un manque d’une vision globale de l’état de vos dossiers.
OctoVision a été pensé et conçu pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos dossiers.
Suivi de la production comptable
Programmation et Gestion des tâches à réaliser
La gestion des tâches nécessite une grande rigueur de la part de l’ensemble des collaborateurs du cabinet. Malgré un planning rigoureux, des tableaux Excel et un échange régulier avec les chefs de mission, il peut arriver que certaines tâches à effectuer pour certains clients soient omises, engendrant le mécontentement du client, le risque du non respect des délais, le stress de l’expert-comptable et l’inquiétude du dirigeant sur le bon fonctionnement de son cabinet.
Pour vous aider à vous organiser, à gagner en efficacité et à réduire le risque d’omettre d’effectuer une tâche pour un de vos clients, OctoVision s’occupe de la programmation automatique et de la gestion des tâches à effectuer pour vous !
Les points forts d’OctoVision
pour la programmation et la gestion des tâches :
Suivi de la production comptable
Avancement de la tenue
La tenue de la comptabilité est une mission centrale pour le collaborateur. Elle nécessite une rigueur hors pair dans l’enregistrement de l’ensemble des pièces comptables (factures, notes de frais, quittances, etc).
Les outils de production ne permettent pas d’avoir une vision globale sur l’avancement de la tenue des dossiers, entraînant un risque de retard et d’efficacité partielle qui s’accentue avec l’augmentation du nombre de dossiers à traiter.
OctoVision vous offre une vision sur le taux d’avancement, gère les points en suspens avec le client et calcule un indice d'avancement du dossier en utilisant pas moins de 15 critères dans les écritures comptables.
Les points forts d’OctoVision
dans le suivi de l’avancement de la tenue des dossiers :
Suivi de la production comptable
Production des bilans
La vérification de l’ensemble des tableaux Excel renseignés par les collaborateurs est une tâche fastidieuse pour le dirigeant.
A la perte de temps s’ajoute le risque d’oublier des clients, le risque d’envoyer des fichiers EDI-Liasse sans supervision et surtout le manque de visibilité pour l’ensemble des acteurs.
Pour faciliter la vie du dirigeant et de l’ensemble de ses collaborateurs, OctoVision assure l’exhaustivité des données en automatisant le flux.
Les points forts d’OctoVision
dans la production des bilans :
Collecte des variables AGOA et commandes juridiques, analyses et statistiques
La collecte des variables AGOA est un véritable défi pour l’ensemble des services du cabinet d’expertise comptable. Les difficultés rencontrées sont liées principalement à une communication inter-service complexe et à un manque de visibilité pour les dirigeants et les collaborateurs comptables sur l’avancement de la production.
Il en est de même pour les commandes juridiques, pour lesquelles les problèmes de communication inter-services et le manque de partage d’informations conduisent à un risque important de perte d’information, de temps et de crédibilité.
OctoVision vous accompagne grâce à un système de communication inter-services sans faille et à une visibilité parfaite sur l’avancement des AGOA et de la réalisation des commandes juridiques.
Les points forts d’OctoVision
dans la collecte des variables AGOA :
Les points forts d’OctoVision
pour les commandes juridiques :
Processus de sécurisation des entrées et des sorties des clients
Le bon suivi des entrées et des sorties clients sécurise le portefeuille de clients actifs. Cela requiert une centralisation des documents et une liaison sans faille avec le service facturation afin qu’aucune lettre de mission ne soit omise pour un client du cabinet. Ce constat est valable pour les entrées et les sorties clients, mais également pour des modifications du plan de facturation.
Les oublis des lettres de mission et les difficultés à communiquer avec le service facturation ne seront plus que de mauvais souvenirs grâce à OctoVision.
Collecte des travaux exceptionnels
Il n’est pas rare pour un cabinet d’expertise comptable d’effectuer des travaux exceptionnels pour ses clients afin de les accompagner sur des missions précises dès lors où il y a un besoin spécifique.
Ces travaux dits “exceptionnels”, sortant du cadre de la lettre de mission, doivent être collectés et communiqués au service de facturation. Généralement, la communication est effectuée par téléphone, par mail.
Pour rester connecté avec le service juridique et le service facturation, OctoVision propose un système de communication collaboratif innovant permettant de gagner en efficacité, en temps et en crédibilité.
Les points forts d’OctoVision
pour la collecte des travaux exceptionnels :
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Fonctions pilotage en liaison avec SAGE, ACD et bientôt AGIRIS
Prochainement ...
- Analyse de la rentabilité
- Plan de charge financier
- Analyse de la saisie des temps
- Calcul d’un indice de tenue
Analyse de la rentabilité
Le contrôle de la rentabilité n’est pas toujours suivi. Plusieurs raisons sont à l’origine de ce manque de contrôle : un manque d’aisance dans l’accès à la GI, une sensibilisation limitée des collaborateurs à la rentabilité et une présentation des tableaux chiffrés peu ludique.
Pourtant, l’analyse de la rentabilité est cruciale pour être réactif dans la modification de l’organisation du client et dans la modification des tarifs appliqués.
Un manque d’analyse cause une perte potentielle de chiffre d’affaires pour le cabinet.
OctoVision offre une vision simplifiée et partagée de la rentabilité sous forme de code couleur, permettant un pilotage efficace du cabinet d’expertise-comptable.
Les points forts d’OctoVision
pour l'analyse de la rentabilité
Plan de charge financier
Le service facturation doit analyser de nombreux tableaux Excel et collecter nombre d’informations afin d’obtenir le plan de charge financier à différents niveaux, à savoir au niveau global, par collaborateur ou par superviseur.
Le plan de charge financier demande ainsi une grande agilité dans la manipulation et dans l’analyse de multiples données, mais engendre surtout une perte de temps considérable.
Pour avoir une visibilité globale du plan de charge financier, OctoVision offre une restitution ergonomique.
Les points forts d’OctoVision
pour la visualisation des plans de charge financier :
Analyse de la saisie des temps
Tout comme l’analyse de la rentabilité, le contrôle des temps n’est pas toujours suivi. L’accès peu aisé à la GI, la présentation peu ludique des tableaux chiffrés et les relances régulières conduisent rapidement à un retard chronique dans la saisie des temps.
De plus, à la perte de temps, d’énergie et de visibilité, s’ajoute l’usure des dirigeants à devoir contrôler continuellement la saisie des temps.
La visualisation du suivi de la saisie des temps permet au dirigeant de contrôler et d’analyser en en un simple coup d'œil la saisie des temps.
Les points forts d’OctoVision
dans l’analyse de la saisie des temps :
Liaisons avec la GI par lecture directe
Visualisation et contrôle des temps saisis
Calcul d’un indice de tenue
Le taux d’avancement de la tenue est un indicateur précieux mais les intervenants sur un dossier en tenue ont besoin de connaître la qualité de la tenue effectuée par le collaborateur pour mieux orienter les actions à mener.
Avec Octovision, le taux d’avancement de la tenue est renseigné par le collaborateur de manière déclarative en déplaçant un curseur sur une échelle temps. La gestion des points en suspens donne une idée des informations manquantes pour que la tenue soit complète.
Les points forts d’OctoVision
pour le calcul d’un indice de tenue :
OctoVision utilise les APIs de vos outils compatibles pour chercher dans les écritures comptables et pour chaque dossier :
Communication interne
Partage des ressources
De nombreuses ressources communes à l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet sont encore trop souvent stockées sous format papier ou au niveau de dossiers sur l’ensemble des ordinateurs du cabinet. Ce manque de centralisation des ressources engendre une perte de temps considérable.
Les actualités, quant à elles, sont souvent échangées autour d’un café, d’une discussion entre collègues. Pourtant, la communication des actualités du cabinet permet de créer une cohésion au sein de l’équipe, un sentiment d’appartenance.
Avec OctoVision, l’ensemble de vos ressources et des informations en lien avec le cabinet sont centralisées et facilement accessibles par l’ensemble des collaborateurs.
Les points forts d’OctoVision
pour le partage des ressources :
Partage d’informations
Secrétariat
Les courriers et les archives sont gérés sur des tableaux Excel partagés ou non sur un serveur.
La gestion du courrier et des archives est grandement simplifiée avec Octovision, permettant un accès facile à l’information pour tous les collaborateurs.
Les points forts d’OctoVision
pour la gestion des courriers et des archives :
Gestion du courrier
Archives
Déontologie
La conservation des documents en lien avec la déontologie (déclarations d’indépendance, suivi de formation, documents dédiés à la lutte anti-blanchiment) est généralement pas ou peu centralisée, engendrant une perte de temps considérable.
Avec OctoVision, tous les documents sont centralisés sous format numérique, ce qui permet un gain de temps considérable et représente une garantie en cas de contrôle.
Les points forts d’OctoVision
pour le respect de la déontologie :
Déclaration d’indépendance
Manuel des procédures générale
Formations
Lutte Anti-Blanchiment (LAB)
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