Les fonctionnalités d’un logiciel réunies dans une plateforme dédiée aux cabinets comptables

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Les questions les plus fréquentes sur OctoVision

Quels sont les points forts des fonctionnalités de suivi de production d’Octovision ?

Programmation et Gestion des tâches à réaliser

Les points forts d’OctoVision pour la programmation et la gestion des tâches :

  • Ajout des tâches au niveau de chaque dossier
  • Visualisation de l’agenda des tâches à effectuer au niveau du dossier, par exercice
  • Mention des tâches réalisées (le collaborateur déclare que la tâche a bien été effectuée ou Flag automatique des fichiers EDI transmis via Je déclare lors de l’acceptation par l’administration)
  • Information envoyée automatiquement au client par OctoVision
  • Vue synthétique des tâches non réalisées (les superviseurs et experts-comptables disposent d’un tableau de synthèse par collaborateur, par bureau et par cabinet afin de pouvoir visualiser simplement et rapidement les tâches non réalisées)
  • Vue synthétique pour les collaborateurs de la liste des tâches non réalisées, tous dossiers confondus
  • Widget indiquant les tâches à réaliser dans les jours à venir pour l’ensemble des dossiers

 

Pour vous aider à vous organiser, à gagner en efficacité et à réduire le risque d’omettre d’effectuer une tâche pour un de vos clients, le logiciel pour expert-comptable OctoVision s occupe de la programmation automatique et de la gestion des tâches à effectuer pour vous !

Avancement de la tenue

Les points forts d’OctoVision dans le suivi de l’avancement de la tenue des dossiers :

  • Progression des dossiers via curseur et barre d'état. (chaque collaborateur ou assistant déclare la tenue réalisée mensuellement)
  • Gestion des points en suspens avec le client
  • Intégration d’un indice de tenue compris entre 0 et 10 en lien avec l’outil comptable
  • Remontée du nombre de pièces en attente de saisie en lien avec Ingeneo
  • Vues synthétiques de l’avancement (les superviseurs et EC disposent d’un tableau de synthèse par collaborateur, par bureau et par cabinet pour visualiser rapidement l’avancement de tous les dossiers)
  • Comparaison des moyennes entre intervenants
  • Widget indiquant le pourcentage de tenue réalisé
  • Suivi du statut des déclarations EDI transmises via Je déclare

Production des bilans

Les points forts d’OctoVision dans la production des bilans :

  • Flux automatisé afin d’assurer l’exhaustivité des données
  • Demande de supervision dès que le dossier de contrôle est finalisé (de la part du collaborateur)
  • Gestion de la prise des rendez-vous client et validation du dossier sur OctoVision (accès à la liste des dossiers à superviser) (pour le superviseur)
  • Après validation optionnelle du signataire, diffusion des comptes annuels.
  • Vues synthétiques de l’avancement (tous les intervenants peuvent visualiser les statistiques d’avancement)
  • Moyennes comparées entre intervenants, cabinets et bureaux
  • Accès au pourcentage des bilans remis à superviser et des bilans terminés
  • Widget indiquant l’avancement de la production des bilans aux différents intervenants

Collecte des variables AGOA et commandes juridiques, analyses et statistiques

Les points forts d’OctoVision dans la collecte des variables AGOA :

  • Relance du collaborateur par mail dès la supervision du bilan
  • Saisie contrôlée des variables AGOA avec récupération N-1
  • Supervision par l’EC de la saisie
  • Récupération automatique de la plaquette et du fichier EDI pour import dans votre outil de production d’actes
  • Gestion optionnelle des envois et retours des pièces juridiques
  • Statistiques d’avancement des AGOA (bilans restants à superviser, bilans supervisés sans variables AGOA, AGOA remises pour signatures aux clients, AGOA envoyées au greffe, AGOA retournées aux clients)
  • Widget à l’accueil indiquant les AGOA (à terminer, à superviser, en cours)

Les points forts d’OctoVision pour les commandes juridiques :

  • Saisies des commandes (par les intervenants comptables et le service production sociale)
  • Commandes affectées par le responsable juridique en cas de présence de plusieurs juristes
  • Scan de la LM envoyée puis signée
  • Suivi de l’avancement de la réalisation de la commande (en cours, terminée ou annulée, visible par tous les intervenants au dossier et transfert en travaux à facturer)
  • Visualisation du plan de chargement du service juridique
  • Transmission d’ordres de facturation au service facturation
  • Widget à l’accueil indiquant à tous les intervenants sur le dossier, la liste des travaux terminés

 

Processus de sécurisation des entrées et des sorties des clients

Le bon suivi des entrées et des sorties clients sécurise le portefeuille de clients actifs. Cela requiert une centralisation des documents et une liaison sans faille avec le service facturation afin qu'aucune lettre de mission ne soit omise pour un client du cabinet. Ce constat est valable pour les entrées et les sorties clients, mais également pour des modifications du plan de facturation.

 

Collecte des travaux exceptionnels

Les points forts d’OctoVision pour la collecte des travaux exceptionnels :

  • Saisies des travaux à facturer
    • Un seul point de saisie pour tous les intervenants
    • Saisie des débours à facturer, des acomptes encaissés
    • Liaison avec les commandes juridiques
  • Liaison avec le service facturation (exportation en fin de mois vers la GI (DIA) ou impression en fin de mois et saisie manuelle sur la GI)
  • Statistiques des travaux (historique rapidement accessible par client)
  • Statistiques par collaborateur, par missions

OctoVision, en plus de permettre la transition numérique pour les experts-comptables, propose un système de communication collaboratif innovant permettant de gagner en efficacité, en temps et en crédibilité.

Quelles sont les fonctions de pilotage amenées grâce aux connexions avec les outils de production ?

Analyse de la rentabilité

L’analyse de la rentabilité est cruciale pour être réactif dans la modification de l’organisation du client et dans la modification des tarifs appliqués.Un manque d’analyse cause une perte potentielle de chiffre d’affaires pour le cabinet. 

OctoVision offre une vision simplifiée et partagée de la rentabilité sous forme de code couleur, d’analyse de marges permettant un pilotage efficace du cabinet d’expertise-comptable.

Plan de charge financier

Le plan de charge financier demande une grande agilité dans la manipulation et dans l'analyse de multiples données, mais engendre surtout une perte de temps considérable pour le service facturation. Pour avoir une visibilité globale du plan de charge financier, OctoVision offre une restitution ergonomique.

Analyse de la saisie des temps

Tout comme l' analyse de la rentabilité, le contrôle des temps n' est pas toujours suivi. L' accès peu aisé à la GI, la présentation peu ludique des tableaux chiffrés et les relances régulières conduisent rapidement à un retard chronique dans la saisie des temps.

Les points forts d’OctoVision dans l’analyse de la saisie des temps :

Visualisation et contrôle des temps saisis

  • OctoVision bloque l’accès à ses fonctions si le collaborateur n’est pas à jour de la saisie des temps (fréquence définie par l’EC – mention en rouge des dépassements des temps contractuels)
  • Ecran de contrôle visuel de la saisie des temps
    • Répartition en pourcentage des temps dédiés à la tenue et à la révision
    • Répartition en pourcentage des temps affectables et non affectables
  • Wigdet personnalisé à l’accueil

Calcul d’un indice de tenue

Le taux d'avancement de la tenue est un indicateur précieux, mais les intervenants sur un dossier en tenue ont besoin de connaître la qualité de la tenue effectuée par le collaborateur pour mieux orienter les actions à mener.

Les points forts d’OctoVision pour le calcul d’un indice de tenue :

OctoVision utilise les APIs de vos outils compatibles pour chercher dans les écritures comptables et pour chaque dossier :

  • Se base sur 15 critères dans les comptes
  • Calcule un indice compris entre 0 et 10 avec un système de coefficients et de bornes mini/maxi attribués à chaque critère
  • Définit un profil d’indice paramétrable avec tests possibles
  • Affiche l’Indice pour le pilotage (simple et visuel, accès rapide aux détails du calcul)

Comment Octovision améliore-t-il la communication interne ?

Le manque de centralisation des ressources communes à l' ensemble des collaborateurs engendre une perte de temps considérable. De plus,  la communication des actualités du cabinet permet de créer une cohésion au sein de l' équipe, un sentiment d' appartenance.

Les points forts d’OctoVision pour le partage des ressources :

  • Trombinoscope
  • Manuel des procédures
  • Procédures internes du cabinet
  • Livret d’accueil
  • Suivi des formations
  • Accès aux tutoriels
  • Livret d’aide OctoVision

Partage d’informations

  • Informations flash
  • Actualités quotidiennes
  • Eléments de vie du cabinet

Avec OctoVision, l' ensemble de vos ressources et des informations en lien avec le cabinet sont centralisées et facilement accessibles par l' ensemble des collaborateurs.

Innovation

Nous anticipons vos besoins en vous offrant une solution intuitive et évolutive.

Collaboration Transversalité

Nous encourageons la collaboration et la communication interne pour améliorer l'efficacité de l’ensemble de votre cabinet.

Proximité

Nous créons des liens étroits en favorisant l'écoute et l'accompagnement tout au long de notre collaboration.