Fonctionnalités

OctoVision
Un portail unique dédié aux cabinets d’expertise-comptable

OctoVision est un logiciel dédié aux cabinets d’expertise-comptable, conçu par des experts-comptables. L’outil permet donc de répondre à toutes les difficultés rencontrées quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet.

Digitalisation des processus liés au fonctionnement du cabinet

Les tableaux Excel sont des outils performants pour réaliser un suivi détaillé de chaque dossier client. Cependant, une multiplication des dossiers clients et des tâches engendre forcément une multiplication du nombre de tableaux, une perte de temps à vérifier l’exhaustivité des tableaux avec un manque d’une vision globale de l’état de vos dossiers. 

OctoVision a été pensé et conçu pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos dossiers.

Suivi de la production comptable

Programmation et Gestion des tâches à réaliser

La gestion des tâches nécessite une grande rigueur de la part de l’ensemble des collaborateurs du cabinet. Malgré un planning rigoureux, des tableaux Excel et un échange régulier avec les chefs de mission, il peut arriver que certaines tâches à effectuer pour certains clients soient omises, engendrant le mécontentement du client, le risque du non respect des délais,  le stress de l’expert-comptable et l’inquiétude du dirigeant sur le bon fonctionnement de son cabinet. 

Pour vous aider à vous organiser, à gagner en efficacité et à réduire le risque d’omettre d’effectuer une tâche pour un de vos clients, OctoVision s’occupe de la programmation automatique et de la gestion des tâches à effectuer pour vous !

Les points forts d’OctoVision

pour la programmation et la gestion des tâches :

  • Ajout des tâches au niveau de chaque dossier
  • Visualisation de l’agenda des tâches à effectuer au niveau du dossier, par exercice
  • Mention des tâches réalisées (le collaborateur déclare que la tâche a bien été effectuée)
  • Information envoyée automatiquement au client par OctoVision
  • Vue synthétique des tâches non réalisées (les superviseurs et experts-comptables disposent d’un tableau de synthèse par collaborateur, par bureau et par cabinet afin de pouvoir visualiser simplement et rapidement les tâches non réalisées)
  • Vue synthétique pour les collaborateurs de la liste des tâches non réalisées, tous dossiers confondus
  • Widget indiquant les tâches à réaliser dans les jours à venir pour l’ensemble des dossiers

Suivi de la production comptable

Avancement de la tenue

La tenue de la comptabilité est une mission centrale pour le collaborateur. Elle nécessite une rigueur hors pair dans l’enregistrement de l’ensemble des pièces comptables (factures, notes de frais, quittances, etc).

Les outils de production  ne permettent pas d’avoir une vision globale sur l’avancement de la tenue des dossiers, entraînant un risque de retard  et d’efficacité partielle qui s’accentue avec l’augmentation du nombre de dossiers à traiter. 

OctoVision vous offre une vision sur le taux d’avancement, gère les points en suspens avec le client et calcule un indice d'avancement du dossier en utilisant pas moins de 15 critères dans les écritures comptables.

Les points forts d’OctoVision

dans le suivi de l’avancement de la tenue des dossiers :

  • Progression des dossiers via curseur et barre d'état. (chaque collaborateur ou assistant déclare la tenue réalisée mensuellement)
  • Gestion des points en suspens avec le client
  • Intégration d’un indice de tenue compris entre 0 et 10 en lien avec l’outil comptable
  • Vues synthétiques de l’avancement (les superviseurs et EC disposent d’un tableau de synthèse par collaborateur, par bureau et par cabinet pour visualiser rapidement l’avancement de tous les dossiers)
  • Comparaison des moyennes entre intervenants
  • Widget indiquant le pourcentage de tenue réalisé

Suivi de la production comptable

Production des bilans

La vérification de l’ensemble des tableaux Excel renseignés par les collaborateurs est une tâche fastidieuse pour le dirigeant.

A la perte de temps s’ajoute le risque d’oublier des clients, le risque d’envoyer des fichiers EDI-Liasse sans supervision et surtout le manque de visibilité pour l’ensemble des acteurs.

Pour faciliter la vie du dirigeant et de l’ensemble de ses collaborateurs, OctoVision assure l’exhaustivité des données en automatisant le flux.

Les points forts d’OctoVision

dans la production des bilans :

  • Flux automatisé afin d’assurer l’exhaustivité des données
  • Demande de supervision dès que le dossier de contrôle est finalisé (de la part du collaborateur)
  • Gestion de la prise des rendez-vous client et validation du dossier sur OctoVision (accès à la liste des dossiers à superviser) (pour le superviseur)
  • Après validation optionnelle du signataire, diffusion des comptes annuels.
  • Vues synthétiques de l’avancement (tous les intervenants peuvent visualiser les statistiques d’avancement)
  • Moyennes comparées entre intervenants, cabinets et bureaux
  • Accès au pourcentage des bilans remis à superviser et des bilans terminés
  • Widget indiquant l’avancement de la production des bilans aux différents intervenants

Collecte des variables AGOA et commandes juridiques, analyses et statistiques

La collecte des variables AGOA est un véritable défi pour l’ensemble des services du cabinet d’expertise comptable. Les difficultés rencontrées sont liées principalement à une communication inter-service complexe et à un manque de visibilité pour les dirigeants et les collaborateurs comptables sur l’avancement de la production. 

Il en est de même pour les commandes juridiques, pour lesquelles les problèmes de communication inter-services et le manque de partage d’informations conduisent à un risque important de perte d’information, de temps et de crédibilité.

OctoVision vous accompagne grâce à un système de communication inter-services sans faille et à une visibilité parfaite sur l’avancement des AGOA et de la réalisation des commandes juridiques.

Les points forts d’OctoVision

dans la collecte des variables AGOA :

  • Relance du collaborateur par mail
  • Saisie contrôlée des variables avec récupération N-1
  • Supervision par l’EC de la saisie
  • Récupération automatique de la plaquette et du fichier EDI pour import dans votre outil de production d’actes
  • Gestion optionnelle des envois et retours des pièces juridiques
  • Statistiques d’avancement des AGOA (bilans restants à superviser, bilans supervisés sans variables AGOA, AGOA remises pour signatures aux clients, AGOA envoyées au greffe, AGOA retournées aux clients)
  • Widget à l’accueil indiquant les AGOA (à terminer, à superviser, en cours)

Les points forts d’OctoVision

pour les commandes juridiques :

  • Saisies des commandes (par les intervenants comptables et le service production sociale)
  • Commandes affectées par le responsable juridique en cas de présence de plusieurs juristes
  • Scan de la LM envoyée puis signée
  • Suivi de l’avancement de la réalisation de la commande (en cours, terminée ou annulée, visible par tous les intervenants au dossier et transfert en travaux à facturer)
  • Visualisation du plan de chargement du service juridique
  • Widget à l’accueil indiquant à tous les intervenants sur le dossier, la liste des travaux terminés

Processus de sécurisation des entrées et des sorties des clients

Le bon suivi des entrées et des sorties clients sécurise le portefeuille de clients actifs. Cela requiert une centralisation des documents et une liaison sans faille avec le service facturation afin qu’aucune lettre de mission ne soit omise pour un client du cabinet. Ce constat est valable pour les entrées et les sorties clients, mais également pour des modifications du plan de facturation. 

Les oublis des lettres de mission et les difficultés à communiquer avec le service facturation ne seront plus que de mauvais souvenirs grâce à OctoVision.

  • Saisies des prospects rencontrés
    • Par chaque responsable
    • Questionnaire acceptation de mission
    • Scan des documents collectés lors du RDV
  • Recensement centralisé des prospects
  • Création du numéro client par OctoVision
  • Liaison avec le service facturation
    • Aucun dossier créé sans une lettre de mission
    • Saisie manuelle sur la GI du nouveau client ou intégration automatique en Ultimate
    • Création du dossier sur l’outil de production par la personne habilitée
    • Scan de la lettre de mission dans OCTOVISION
  • Widget à l’accueil indiquant le nombre de prospects en cours
  • Par chaque collaborateur
  • Demandes d’augmentation ou de réduction
  • Demande d’ajout d’une nouvelle mission
  • Validées par le superviseur du dossier
  • Saisie des demandes de suppression client
    • Par chaque collaborateur
    • Lors de la fin de toutes les missions
  • Widget à l’accueil indiquant
    • Les demandes de modification à valider
    • Les demandes de suppression à valider
  • Liaison avec le service facturation
    • Après validation par le superviseur du dossier
    • Saisie manuelle sur la GI de la modification
    • Suivi des LM à archiver en cas de suppression

Collecte des travaux exceptionnels

Il n’est pas rare pour un cabinet d’expertise comptable d’effectuer des travaux exceptionnels pour ses clients afin de les accompagner sur des missions précises dès lors où il y a un besoin spécifique.

Ces travaux dits “exceptionnels”, sortant du cadre de la lettre de mission, doivent être collectés et communiqués au service de facturation. Généralement, la communication est effectuée par téléphone, par mail. 

Pour rester connecté avec le service juridique et le service facturation, OctoVision propose un système de communication collaboratif innovant permettant de gagner en efficacité, en temps et en crédibilité.

Les points forts d’OctoVision

pour la collecte des travaux exceptionnels :

  • Saisies des travaux à facturer
    • Un seul point de saisie pour tous les intervenants
    • Saisie des débours à facturer, des acomptes encaissés
    • Liaison avec les commandes juridiques
  • Liaison avec le service facturation (exportation en fin de mois vers la GI (DIA) ou impression en fin de mois et saisie manuelle sur la GI)
  • Statistiques des travaux (historique rapidement accessible par client)
  • Statistiques par collaborateur, par missions

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Fonctions pilotage en liaison avec SAGE, ACD et bientôt AGIRIS

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Analyse de la rentabilité

Le contrôle de la rentabilité n’est pas toujours suivi. Plusieurs raisons sont à l’origine de ce manque de contrôle : un manque d’aisance dans l’accès à la GI, une sensibilisation limitée des collaborateurs à la rentabilité et une présentation des tableaux chiffrés peu ludique.

Pourtant, l’analyse de la rentabilité est cruciale pour être réactif dans la modification de l’organisation du client et dans la modification des tarifs appliqués.

Un manque d’analyse cause une perte potentielle de chiffre d’affaires pour le cabinet.  

OctoVision offre une vision simplifiée et partagée de la rentabilité sous forme de code couleur, permettant un pilotage efficace du cabinet d’expertise-comptable.

Les points forts d’OctoVision

pour l'analyse de la rentabilité

  • OctoVision attribue un code couleur (vert, orange ou rouge) en fonction de deux critères de rentabilité pour les exercices clos
    • Taux de marge (PV - PR des intervenants)
    • Écart entre CA théorique et CA facturé
    • Accès au détail du calcul par OctoVision
  • Vision partagée par tous les intervenants
    • Sensibilisation à la rentabilité des dossiers, historique
    • Analyse avec notion de groupe de société
    • Affichée lors de la supervision du dossier annuel
    • Vision pilotage du cabinet (analyse par cabinet, bureau, portefeuille)

Plan de charge financier

Le service facturation doit analyser de nombreux tableaux Excel et collecter nombre d’informations afin d’obtenir le  plan de charge financier à différents niveaux, à savoir au niveau global, par collaborateur ou par superviseur.

Le plan de charge financier demande ainsi une grande agilité dans la manipulation et dans l’analyse de multiples données, mais engendre surtout une perte de temps considérable.

Pour avoir une visibilité globale du plan de charge financier, OctoVision offre une restitution ergonomique.

Les points forts d’OctoVision

pour la visualisation des plans de charge financier :

  • Restitution ergonomique du plan de charge financier global et par collaborateur (ou par superviseur) (sous forme de courbe comparant N et N-1)
  • Affichage de la facturation mensuelle chaque mois en survolant la courbe

Analyse de la saisie des temps

Tout comme l’analyse de la rentabilité, le contrôle des temps n’est pas toujours suivi. L’accès peu aisé à la GI, la présentation peu ludique des tableaux chiffrés et les relances régulières conduisent rapidement à un retard chronique dans la saisie des temps.

De plus, à la perte de temps, d’énergie et de visibilité, s’ajoute l’usure des dirigeants à devoir contrôler continuellement la saisie des temps. 

La visualisation du suivi de la saisie des temps permet au dirigeant de contrôler et d’analyser en en un simple coup d'œil la saisie des temps.

Les points forts d’OctoVision

dans l’analyse de la saisie des temps :

Liaisons avec la GI par lecture directe

  • OctoVision lit directement dans les bases de la GI du cabinet
    • Temps, factures émises, plans de facturation, mode de règlement, prix de revient des intervenants
    • Aucun échange de fichier, information immédiate

Visualisation et contrôle des temps saisis

  • OctoVision bloque l’accès à ses fonctions si le collaborateur n’est pas à jour de la saisie des temps (fréquence définie par l’EC – mention en rouge des dépassements des temps contractuels)
  • Ecran de contrôle visuel de la saisie des temps
    • Répartition en pourcentage des temps dédiés à la tenue et à la révision
    • Répartition en pourcentage des temps affectables et non affectables
  • Wigdet personnalisé à l’accueil

Calcul d’un indice de tenue

Le taux d’avancement de la tenue est un indicateur précieux mais les intervenants sur un dossier en tenue ont besoin de connaître la qualité de la tenue effectuée par le collaborateur pour mieux orienter les actions à mener.

Avec Octovision, le taux d’avancement de la tenue est renseigné par le collaborateur de manière déclarative en déplaçant un curseur sur une échelle temps. La gestion des points en suspens donne une idée des informations manquantes pour que la tenue soit complète.

Les points forts d’OctoVision

pour le calcul d’un indice de tenue :

OctoVision utilise les APIs de vos outils compatibles pour chercher dans les écritures comptables et pour chaque dossier :

  • Se base sur 15 critères dans les comptes
  • Calcule un indice compris entre 0 et 10 avec un système de coefficients et de bornes mini/maxi attribués à chaque critère
  • Définit un profil d’indice paramétrable avec tests possibles
  • Affiche l’Indice pour le pilotage (simple et visuel, accès rapide aux détails du calcul)

Communication interne

Partage des ressources

De nombreuses ressources communes à l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet sont encore trop souvent stockées sous format papier ou au niveau de dossiers sur l’ensemble des ordinateurs du cabinet. Ce manque de centralisation des ressources engendre une perte de temps considérable. 

Les actualités, quant à elles, sont souvent échangées autour d’un café, d’une discussion entre collègues. Pourtant, la communication des actualités du cabinet permet de créer une cohésion au sein de l’équipe, un sentiment d’appartenance. 

Avec OctoVision, l’ensemble de vos ressources et des informations en lien avec le cabinet sont centralisées et facilement accessibles par l’ensemble des collaborateurs.

Les points forts d’OctoVision

pour le partage des ressources :

  • Trombinoscope
  • Manuel des procédures
  • Procédures internes du cabinet
  • Livret d’accueil
  • Suivi des formations
  • Accès aux tutoriels
  • Livret d’aide OctoVision

Partage d’informations

  • Informations flash
  • Actualités quotidiennes
  • Eléments de vie du cabinet

Secrétariat

Les courriers et les archives sont gérés sur des tableaux Excel partagés ou non sur un serveur. 

La gestion du courrier et des archives est grandement simplifiée avec Octovision, permettant un accès facile à l’information pour tous les collaborateurs.

Les points forts d’OctoVision

pour la gestion des courriers et des archives :

Gestion du courrier

  • Saisie du courrier entrant et sortant
    • Affectation au client, à un expéditeur, à un destinataire
    • Références des LRAR
    • Description du contenu
    • Scan ou non du document
  • Historique du courrier entrant et sortant (accessible à partir de la fiche client)

Archives

  • Recensement des dossiers archivés
    • Référencement du contenu des boîtes à archive
    • Référencement du lieu de stockage des archives
    • Liste des archives à partir de la fiche client
    • Liste des boîtes contenant des archives ayant plus de X années

Déontologie

La conservation des documents en lien avec la déontologie (déclarations d’indépendance, suivi de formation, documents dédiés à la lutte anti-blanchiment) est généralement pas ou peu centralisée, engendrant une perte de temps considérable. 

Avec OctoVision, tous les documents sont centralisés sous format numérique, ce qui permet un gain de temps considérable et représente une garantie en cas de contrôle.

Les points forts d’OctoVision

pour le respect de la déontologie :

Déclaration d’indépendance

  • Relance automatique des collaborateurs pour la signature de la déclaration annuelle
  • Recense toutes les déclarations signées et non signées
  • Conserve le scan de toutes les déclarations

Manuel des procédures générale

  • Accès au manuel des procédures cabinet (modèle livré avec OctoVision)

Formations

  • Recensement de toutes les formations suivies
    • Stockage des supports de formations sous format numérique
    • Feuilles de présence scannées
    • Accès aux supports partagés entre tous les collaborateurs du cabinet

Lutte Anti-Blanchiment (LAB)

  • Respect des obligations – Lié à la fiche prospect
    • Questionnaire d’acceptation de mission
    • Grille d’analyse des risques, Identification des bénéficiaires
    • Scan de la CNI ou du passeport

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