Répartition & qualité

Rémi Devivier, expert-comptable dirigeant associé du cabinet Numéral, partage son retour d’expérience après plusieurs années d’utilisation d’OctoVision.

Entre la production des bilans, la gestion des équipes et les exigences de qualité comptable, disposer d’une vision précise de l’activité est essentiel pour gagner en efficacité et mieux préparer les échéances.

Une gestion des équipes plus flexible face aux imprévus

Les absences et les variations d’activité nécessitent parfois de revoir rapidement la répartition du travail.

C’est notamment ce qu’a connu le cabinet Numéral lors du départ en congé maternité d’une collaboratrice.

Grâce au plan de charge, les responsables peuvent visualiser les disponibilités de chacun et réattribuer les dossiers en fonction des capacités de l’équipe.

Cette approche facilite la continuité des travaux, tout en maintenant un équilibre dans les missions confiées aux collaborateurs.

Le scoring, un levier pour améliorer la tenue comptable

La fiabilité des dossiers repose notamment sur la régularité de la saisie et la disponibilité des informations transmises par les clients.

Le système de scoring permet d’évaluer la qualité de la tenue comptable et de repérer rapidement les éléments nécessitant une attention particulière.

Son utilisation a également fait évoluer les méthodes de travail, en encourageant les équipes à solliciter leurs clients tout au long de l’année plutôt qu’au moment de finaliser les bilans.

« On a progressé énormément parce qu’on demande des informations aux clients au fur et à mesure. »

Les échanges deviennent ainsi plus réguliers, limitant les pièces manquantes et les corrections de dernière minute.

Une période fiscale sans retard et des collaborateurs plus sereins

Lorsque les échéances se multiplient, le suivi de l’avancement des dossiers devient déterminant pour éviter les situations d’urgence.

En disposant d’une vision actualisée des travaux restant à réaliser, les responsables peuvent identifier les priorités et intervenir au bon moment.

« On n’a plus du tout de problème de retard parce que c’est mieux anticipé. »

Au-delà du respect des délais, cette organisation contribue à réduire la pression sur les équipes, notamment pendant les périodes de forte activité.

« Je peux vous dire que les collaborateurs sont sereins. »

Après plusieurs années d’utilisation, ce retour d’expérience illustre les bénéfices d’un pilotage structuré : une production mieux maîtrisée, des échéances respectées et un environnement de travail plus serein.