Centralisation & visibilité

Pascal Castanet, Gérant – Cabinet Fizencia

Gérant de deux structures, l’une située à Béziers et l’autre à Narbonne.

Fizencia est un cabinet qu’il a créé il y a une quinzaine d’années. Il est aujourd’hui implanté sur deux sites, avec huit collaborateurs et deux associés.

Une digitalisation engagée depuis plus de 15 ans

« La digitalisation a toujours été pour moi une opportunité. Cela fait plus de quinze ans que nous sommes pleinement engagés dans cette démarche et nous allons continuer dans cette voie. »

L’innovation et l’évolution des outils font partie intégrante du développement du cabinet.

Pourquoi OctoVision ?

« Jusqu’à présent, nous travaillions sur Excel ou avec d’autres solutions. Il y avait toujours des oublis, ce n’était pas centralisé et nous n’avions pas de vision globale. »

Avec deux associés, huit collaborateurs et deux sites, disposer d’une vue d’ensemble est indispensable.

« Il est essentiel d’avoir une vision globale, et c’est précisément ce que propose OctoVision. »

Une mise en place simple et rapide

« Ma première impression en découvrant OctoVision a été la simplicité. »

La mise en place s’est faite facilement, notamment grâce à la reprise automatique d’une grande partie des données existantes.

« Ensuite, l’utilisation s’est faite naturellement. »

Le principal enjeu restait l’adhésion des équipes.

« Les défis sont toujours les mêmes : embarquer les collaborateurs. Le fait de retrouver une vision similaire à celle que nous avions sur Excel, mais de manière plus structurée et centralisée, a facilité l’adhésion. En moins de quinze jours, la solution a été adoptée. »

Plus de sérénité et moins d’oublis

« Aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus sereins. Nous évitons les oublis, notamment sur les déclarations. »

La centralisation des informations change profondément l’organisation, notamment lors des mouvements de personnel.

« Lorsqu’un salarié quitte le cabinet, c’est souvent la course pour retrouver ses documents, ses tableaux Excel et ses suivis. Aujourd’hui, tout est centralisé. »

Même à distance, la supervision reste possible.

« Lorsque je suis à Paris, je peux tout superviser. »

Un module tâches devenu indispensable

« Le module que j’utilise le plus est bien sûr celui des tâches. Il est essentiel. »

Le cabinet l’utilise également pour le suivi des bilans, avec un processus structuré et un chaînage des différentes étapes.

« Cela a été crucial lors de la dernière période fiscale. »

Un exemple concret en période fiscale

« Nous avons eu deux départs en pleine période fiscale. »

Dans ce contexte tendu, OctoVision a permis d’identifier immédiatement les tâches à reprendre par les nouveaux collaborateurs et d’assurer le suivi des bilans.

« Grâce au chaînage, nous avons sécurisé les dossiers et évité tout oubli de présentation. Sans OctoVision, cela aurait été très compliqué. »

Un accompagnement apprécié

« Le support est vraiment de grande qualité. Une personne est venue dans notre cabinet pour nous former et s’est montrée très disponible. C’est très appréciable. »

Une solution devenue indispensable

« Une fois qu’on y a goûté, il est difficile de s’en passer. Revenir en arrière serait très compliqué et risqué pour le cabinet. »