Les obligations juridiques annuelles des entreprises sont complexes et exigeantes, nécessitant une attention rigoureuse pour garantir la conformité et la transparence. En tant qu’experts-comptables, votre rôle est crucial pour accompagner vos clients dans ces démarches. La tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO), la préparation et l’approbation des comptes annuels, ainsi que le dépôt de ces comptes au greffe du Tribunal de Commerce, sont autant d’étapes essentielles pour assurer une gestion saine et conforme aux normes légales. Cela rend d’autant plus important l’usage de bons outils tel qu’OctoVision
Vous proposez aussi des missions exceptionnelles juridiques à vos clients. Bien communiquer en interne sur les attendus de ces missions et suivre leur workflow est essentiel pour le cabinet. Octovision vous accompagne pour optimiser votre activité exceptionnelle.
L’Assemblée Générale Ordinaire est un rendez-vous incontournable pour toute entreprise. Tenue chaque année, elle permet de :
– Approuver les comptes annuels
– Affecter le résultat (distribution de dividendes, mise en réserve ou report à nouveau)
– Nommer éventuellement un commissaire aux comptes
– Approuver les conventions réglementées
L’AGO doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Pour une clôture au 31 décembre 2023, l’AGO doit avoir lieu au plus tard le 30 juin 2024. Les documents de gestion doivent être disponibles pour les associés au moins 15 jours avant l’assemblée.
Le rapport de gestion est un document clé présenté par la direction aux associés. Il inclut :
– Une analyse de la situation financière et économique de l’entreprise
– Les perspectives d’avenir et objectifs pour l’année suivante
– Les activités en matière de recherche et développement
– Les événements notables de l’exercice écoulé
– Les délais de paiement des fournisseurs
– Une analyse des résultats figurant sur les comptes annuels
Les petites entreprises peuvent être dispensées d’établir ce rapport si elles répondent à certains critères.
Les comptes annuels comprennent trois documents principaux :
– Le bilan comptable
– Le compte de résultat
– Les annexes
Lors de l’AGO, les associés approuvent ces documents, rendant possible l’affectation du résultat. Un bénéfice peut être mis en réserve, mis en report à nouveau, ou distribué sous forme de dividendes.
Après l’AGO, les comptes annuels doivent être déposés au greffe du Tribunal de Commerce dans le mois suivant. Les documents à déposer incluent :
– Le bilan, le compte de résultat et les annexes
– La proposition et la résolution d’affectation de résultat
– Le rapport du conseil de surveillance
– Le rapport des commissaires aux comptes
– Les documents comptables de consolidation, si applicable
Le dépôt peut se faire sur place, par courrier ou par voie électronique.
Assurer un suivi juridique rigoureux est essentiel pour éviter des fautes de gestion. En tant qu’expert-comptable, votre mission est de :
– Vérifier la réalisation des comptes annuels dans les délais
– Organiser l’AGO pour l’approbation des comptes
– Effectuer le dépôt des comptes auprès du greffe
– Respecter les pouvoirs des associés et les règles de vote
– Suivre le formalisme et les procédures d’organisation des assemblées générales
– Conserver les documents juridiques originaux
OctoVision excelle dans la collecte des variables AGOA en offrant une gamme de fonctionnalités puissantes conçues pour simplifier et optimiser le processus. Voici quelques-uns de ses points forts :
Dès la supervision du bilan, OctoVision envoie automatiquement des rappels par e-mail aux collaborateurs concernés pour la collecte des variables, garantissant ainsi une gestion proactive et efficace des étapes suivantes.
Le logiciel pour cabinet comptable permet une saisie contrôlée des variables AGOA avec récupération des données de l’année précédente (N-1), assurant ainsi la cohérence et la précision des informations fournies.
L’expert-comptable peut superviser la saisie des variables AGOA, offrant un niveau supplémentaire de contrôle et d’assurance qualité pour garantir la conformité et l’exactitude des données.
OctoVision récupère automatiquement la plaquette et le fichier EDI pour les importer dans l’outil de production d’actes, facilitant ainsi le processus de traitement des données par les juristes.
Le logiciel pour expert comptable offre une gestion flexible des envois et retours des pièces juridiques, permettant aux utilisateurs de suivre et de gérer facilement les flux de documents et leur signature par les clients.
OctoVision fournit des statistiques détaillées sur l’avancement des AGOA, y compris le nombre de bilans supervisés sans variables AGOA, ceux dont les pièces juridiques ont été remis pour signature aux clients, ceux envoyés au greffe et ceux retournés aux clients.
Un widget à l’accueil permet aux utilisateurs de visualiser rapidement l’état des AGOA en cours, à superviser ou à terminer, offrant ainsi une vue d’ensemble instantanée de l’avancement des tâches.
Outre sa capacité à gérer efficacement les variables AGOA, OctoVision offre également des fonctionnalités avancées pour la gestion des commandes juridiques. Voici quelques-uns de ses points forts dans ce domaine :
Les intervenants comptables et le service de production sociale peuvent facilement saisir les commandes dans le système, garantissant ainsi une communication fluide et efficace entre les différentes parties prenantes.
En cas de présence de plusieurs juristes, le responsable juridique peut attribuer les commandes de manière transparente et équitable, assurant ainsi une répartition équilibrée des tâches.
OctoVision permet de suivre en temps réel l’avancement de la réalisation des commandes, indiquant si elles sont en cours, terminées ou annulées, ce qui permet à tous les intervenants de rester informés de l’état des travaux.
Les utilisateurs peuvent visualiser le plan de chargement du service juridique, permettant ainsi une gestion proactive des ressources et une planification efficace des activités à venir.
OctoVision facilite la transmission des ordres de facturation au service de facturation, garantissant ainsi une facturation précise et opportune des travaux réalisés.
Un widget à l’accueil affiche la liste des travaux terminés, permettant à tous les intervenants sur le dossier de suivre facilement les progrès réalisés et de planifier les étapes suivantes.
OctoVision se positionne comme un allié précieux pour assurer une gestion saine et conforme aux normes légales en offrant une solution innovante et efficace pour la collecte des variables AGOA et la gestion des commandes juridiques. Grâce à ses fonctionnalités avancées, telles que la relance automatisée des collaborateurs, la saisie contrôlée des variables AGOA, et la récupération automatique des documents, OctoVision simplifie et optimise ces processus complexes. Il se distingue par sa capacité à automatiser et superviser la collecte des variables AGOA, permettant ainsi aux experts-comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La supervision par l’expert-comptable, combinée à la récupération automatique des documents et à la gestion flexible des envois et retours des pièces juridiques, garantit une conformité et une exactitude accrues des données. De plus, les statistiques d’avancement des AGOA et le widget d’accueil personnalisé offrent une visibilité claire et instantanée sur l’état des tâches en cours, facilitant la gestion et le suivi des obligations juridiques.
Une saisie simplifiée des commandes juridique, l’assignation transparente des tâches par le responsable juridique, et le suivi en temps réel de l’avancement des travaux assurent une communication fluide et une répartition équilibrée des charges. La visualisation du plan de chargement et la transmission efficace des ordres de facturation au service de facturation contribuent à une gestion proactive et précise des ressources et des activités.
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