Le système d’information qui donne du sens à vos données

De la Gestion au Pilotage de votre cabinet
Optimisez vos tâches et recentrez votre activité sur le conseil et l'accompagnement
Abandonnez les tableaux Excel de suivi de production

Notre mission : vous accompagner dans votre transition digitale et dans le développement de votre cabinet en facilitant la dématérialisation des processus internes et en communiquant avec les autres applications métiers via les APIs, tout en restant à votre écoute.

Le logiciel qui répond à 3 objectifs stratégiques
pour les cabinets d'experts-comptables

Le seul système d’information dédié aux cabinets d’expertise-comptable

OctoVision est l’unique portail collaboratif structurant construit sur la base des processus métiers

Découvrir notre offre

Développé sur la réalité du terrain

Adapté aux besoins des équipes

Conçu par des experts-comptables

Des fonctionnalités uniques pour votre cabinet et tous vos collaborateurs

Un cabinet d'expertise comptable ne se limite pas au service de comptabilité, c’est pourquoi OctoVision propose des fonctionnalités uniques et profitables pour chaque service du cabinet.

Découvrir les fonctionnalités

Digitalisation des processus et pilotage par indicateurs

pour faciliter votre suivi de production

OctoVision permet d’effectuer une transition digitale, entraînant une optimisation de la relation client, une facilité dans la collaboration interne et une optimisation des processus. Opter pour OctoVision, c’est également opter pour une solution pérenne, bien plus pérenne que des applications métiers.

Automatisez et dématérialisez la plupart des activités ou des processus liés au fonctionnement du cabinet.

Suivi de la production des bilans

Suivi de production des AGOA

Contrôle de l’avancement de la tenue

Programmation et suivi des obligations et tâches

Gestion des entrées/sorties clients

Suivi de production des AGOA

Sans OctoVision

Le suivi de production des AGOA reflète généralement des problèmes de communication inter-services et un manque de visibilité sur les statistiques d’avancement.

Communication avec le service juridique par mail, papier, téléphone, post-it, etc (risque de perte d’informations, manque d’harmonisation)

Manipulations importantes pour les juristes (plaquettes, fichiers EDI-LIASSE)

Pas d’information partagée sur l’avancement des bilans terminés (perte de temps en début de campagne pour les juristes)

Avancement de la production suivi sur des fichiers Excel

Pas de retour d’informations sur l’avancement des AGOA aux collaborateurs comptables

Suivi fastidieux des retours de pièces

Relance chronophage des clients pour retour signé

Avec OctoVision

Collecte des informations et gain de productivité pour le service juridique

Saisie contrôlée des variables avec récupération N-1

Gestion automatisée des retours de pièces

Récupération automatique de la plaquette et du fichier EDI pour import dans votre outil de production d’actes

Gains de productivité estimés à 40%

Vues synthétiques de l’avancement des AGOA - graphiques

Statistiques d’avancement des AGOA

Gain de temps et de sécurité

Plus de visibilité pour les dirigeants

AGOA sorties souvent rapidement

Wigdet personnalisé à l’accueil

Relance automatisée des clients pour signature des pièces

Suivi de la production des bilans

Sans OctoVision

Le dirigeant passe son temps à vérifier l’exhaustivité des tableaux Excel renseignés par les collaborateurs.

Perte de temps dans la vérification de l’exhaustivité des listes

Manque de visibilité pour l’ensemble des acteurs

Validation de la supervision « manuelle »

Risque d’envoi de fichiers EDI-Liasse sans supervision

Risque d’oublier des clients dont le suivi doit être assuré par le cabinet

Avec OctoVision

Flux automatisé = exhaustivité

Le collaborateur demande la supervision dans OCTOVISION dès que le dossier de contrôle est terminé.

Le superviseur peut alors valider le dossier sur OCTOVISION (liste des dossiers à superviser). Il peut également demander une modification du bilan ou un rdv client et transférer pour validation au signataire du dossier.

Les comptes annuels peuvent alors être diffusés et le fichier EDI envoyé au prestataire.

Vues synthétiques de l’avancement avec graphiques

Tous les intervenants peuvent visualiser les statistiques d’avancement.

Les moyennes peuvent être comparées entre intervenants, cabinets, bureaux.

Les intervenants ont accès au pourcentage des bilans remis à superviser et des bilans terminés.

Wigdet personnalisé à l’accueil

Liaison avec vos outils de gestion interne

pour mieux exploiter les données de vos outils de production

OctoVision est un logiciel capable de collecter, stocker, traiter et diffuser les données d’éditeurs de logiciels dédiés aux experts-comptables tels que SAGE, ACD et AGIRIS via leurs APIs.

Ainsi, pas besoin de saisir de nouveau vos données !

Vous n’avez pas besoin de vous adapter à OctoVision, c’est OctoVision qui s’adapte à vous !

Analyse de la saisie des temps
et de la rentabilité des dossiers

Liaison avec le plan de facturation

Calcul d’un indice d’avancement de la tenue
pour tous les dossiers

Analyse de la saisie des temps et de la rentabilité des dossiers

Sans OctoVision

Le contrôle des temps n’est pas toujours suivi par l’ensemble des collaborateurs. Plusieurs raisons sont à l’origine de ce manque de rigueur :

Accès à la GI peu aisé car c’est une application peu utilisée par les dirigeants et les chefs de mission.

Présentation sous forme de tableaux chiffrés peu ludique.

Relances régulières de la part des dirigeants pour vérifier que les temps sont saisis par les collaborateurs, donnant une impression de surveillance.

Avec OctoVision

Analyse en un simple coup d'œil la rentabilité d’un dossier.

Vision partagée par tous les intervenants

Sensibilisation à la rentabilité des dossiers, historique

Aide au pilotage et à l’amélioration de rentabilité

Affichage lors de la supervision du dossier annuel

Accès à l’information simplifié

Gain de temps et d'énergie

Visibilité simplifiée

Visuel ergonomique qui restitue le % des temps saisis

Analyse de la répartition des temps affectables, non affectables, en tenue, en révision…

Liaison avec le plan de facturation

Sans OctoVision

La récupération du CA mensuel pour les clients du cabinet est effectuée par le responsable de la facturation, entraînant une perte de temps liée à la collecte fastidieuse des informations.

Avec OctoVision

Le plan de charge financier vous est restitué sous forme de courbe en comparant N et N-1.

Communication interne et respect des règles déontologiques

pour centraliser vos informations

Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, OctoVision permet de centraliser des documents déontologiques, indispensables au bon fonctionnement de votre cabinet d’expertise comptable tels que le suivi des formations, le manuel des procédures, le respect de la Lutte anti-blanchiment et bien d’autres documents.

Vous avez également la possibilité de communiquer de manière simple et efficace avec l’ensemble de vos collaborateurs par le biais d’infos flash.

Centraliser vos documents et faciliter la communication entre les collaborateurs, des avantages d’OctoVison dont vous ne pourrez plus vous passer !

Suivi des formations

Communication sur les procédures générales du cabinet

Déclarations d'indépendance

Suivi des formations

Sans OctoVision

Conservation papier des déclarations

Pas de partages de supports de formations

État des formations sur un tableau Excel ou papier

Avec OctoVision

L’ensemble des formations suivies est recensé sous format numérique (supports de formation, feuilles de présence).

Partage des supports entre tous les collaborateurs

État des formations suivies à présenter lors d'un contrôle qualité

Communication sur les procédures générales du cabinet

Sans OctoVision

Communication des procédures du cabinet à l’oral lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, et retranscription des procédures sur divers supports.

Avec OctoVision

Les procédures générales du cabinet sont accessibles directement sur le logiciel, dans la partie “Manuel des procédures”.

Déclarations d'indépendance

Sans OctoVision

Conservation des déclarations d’indépendance sous format papier, et relances manuelles des collaborateurs pour la signature de la déclaration annuelle.

Avec OctoVision

La relance des collaborateurs est automatique pour la signature de la déclaration annuelle, et vous conservez le scan de l’ensemble des déclarations.

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