La tenue comptable est en profonde évolution depuis quelques années avec l’arrivée à maturité de nombreux outils informatiques qui facilitent la collecte et le traitement des pièces comptables.
Les collaborateurs doivent encore gérer les traditionnels classeurs et chemises mensuelles, mais la tendance est clairement à la gestion d’un flux d’information qui se déverse dans nos logiciels de production comptables avec ou sans validation préalable par nos services.
La maîtrise des outils : un enjeu clé pour les experts-comptables et les cabinets
La maîtrise de ces outils par l’expert-comptable devient un enjeu important et conditionne en partie l’évolution des cabinets au cours des prochaines années.
On ressent un frémissement dans certaines entreprises de taille moyenne qui n’hésitent plus à confier aux experts-comptables des saisies qu’elles se réservaient autrefois. La maitrise des différentes solutions de collecte et d’agrégation des flux par les cabinets permet de réduire les coûts de traitement et les rend extrêmement compétitifs en comparaison avec la saisie classique réalisée par l’entreprise.
L’arrivée prochaine de la facture électronique ne va faire qu’accroitre ce phénomène.
Les défis de l’intégration et du suivi des flux dans les applications comptables
À ce stade de développement des applications, l’intégration et le traitement des flux nécessite encore l’intervention du collaborateur pour pointer, lettrer, demander les pièces justificatives manquantes.
En contrepartie, il sera plus difficile d’expliquer à un client que la saisie comptable n’est pas encore faite et qu’on ne peut pas lui communiquer son résultat intermédiaire.
L’exigence sur le suivi de la tenue ne va faire qu’accroitre au cours des prochaines années.
OCTOVISION : Un soutien précieux pour l’assistant comptable et le collaborateur
OCTOVISION accompagne l’assistant comptable et le collaborateur dans cette exigence en lui communiquant des informations précises :
- OCTOVISION en lien avec les API des éditeurs comptables calcule un indice de qualité d’avancement de la tenue (sur la base de 15 critières) et l’affiche à l’attention des intervenants sur le dossier,
- Le nombre de pièces en attente de traitement et d’intégration (pièces déposées par le client sur INGENEO par exemple) est affiché dans OCTOVISION
- OCTOVISION permet de lister les pièces manquantes et historise les demandes aux clients
- OCTOVISION identifie les dossiers dont la tenue est en retard et les affiche sur sa page d’accueil.
OCTOVISION permet d’identifier facilement les dossiers en tenue « sensibles ». L’amélioration de la qualité de la tenue pendant l’exercice contribue à ce que la campagne de bilan soit plus paisible.
Tout savoir sur la saisie comptable
Comment se fait la saisie comptable ?
La saisie comptable est une étape essentielle du processus comptable qui consiste à enregistrer toutes les opérations financières d’une entreprise. Elle permet de tenir à jour les comptes, de produire des états financiers et de fournir une image claire de la santé financière de l’entreprise. Mais comment se déroule réellement la saisie comptable ?
Étape 1 : Collecte des documents
La première étape de la saisie comptable consiste à collecter tous les documents financiers pertinents, tels que les factures, les relevés bancaires, les notes de frais, les contrats, etc. Ces documents serviront de base pour enregistrer les opérations dans les livres comptables.
Étape 2 : Classement des opérations
Une fois les documents collectés, les opérations financières doivent être classées en fonction de leur nature (ventes, achats, dépenses, revenus, etc.) et de leur catégorie comptable correspondante. Cela permet d’organiser les informations de manière logique et structurée pour faciliter la saisie ultérieure.
Étape 3 : Enregistrement dans les livres comptables
L’enregistrement des opérations dans les livres comptables se fait généralement à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Les informations pertinentes telles que la date, la nature de l’opération, les montants, les comptes comptables correspondants, etc., sont saisies dans le logiciel. Cela permet de créer un enregistrement précis et complet de chaque transaction.
Étape 4 : Vérification et correction des erreurs
Une fois les opérations saisies, il est essentiel de procéder à une vérification minutieuse pour détecter et corriger les éventuelles erreurs de saisie. Cette étape de vérification garantit l’exactitude des données comptables et contribue à la production d’états financiers fiables.
En résumé, la saisie comptable est une étape cruciale dans le processus comptable d’une entreprise. Elle nécessite une collecte minutieuse des documents financiers, une classification appropriée des opérations, un enregistrement précis dans les livres comptables et une vérification rigoureuse des données. Grâce à des outils modernes tels que les logiciels de comptabilité, la saisie comptable peut être réalisée de manière plus efficace et plus précise, permettant aux entreprises de disposer d’informations financières claires et fiables pour prendre des décisions éclairées.
Qui peut faire la saisie comptable ?
La saisie comptable est une tâche essentielle dans le processus de tenue des comptes d’une entreprise. Mais qui est en charge de cette activité ? Qui peut effectuer la saisie comptable ?
1. Le chef d’entreprise lui-même :
Dans de nombreuses petites entreprises, le chef d’entreprise peut être responsable de la saisie comptable. En raison de la taille limitée de l’entreprise, il peut choisir de gérer lui-même cette tâche pour garder un contrôle direct sur les finances de son entreprise. Cependant, il est important de noter que cette approche peut nécessiter des connaissances et compétences comptables appropriées.
2. Un collaborateur interne :
Dans les entreprises de taille moyenne à grande, un collaborateur interne, tel qu’un comptable ou un assistant comptable, est souvent désigné pour effectuer la saisie comptable. Ces professionnels ont une formation comptable et sont familiarisés avec les principes et les pratiques comptables. Ils sont en mesure de gérer la saisie des opérations financières de manière précise et efficace.
3. Un cabinet d’expertise-comptable :
Dans certains cas, les entreprises choisissent de confier la saisie comptable à un expert-comptable . Ces professionnels ont une expertise approfondie en matière de comptabilité et de fiscalité. Ils peuvent prendre en charge l’ensemble du processus comptable, y compris la saisie des opérations, la tenue des livres comptables, la production des états financiers, et bien plus encore.
Il est important de noter que la saisie comptable est une tâche qui nécessite des connaissances et des compétences spécifiques. Que vous choisissiez de la réaliser en interne ou de la déléguer à un professionnel externe, il est essentiel de s’assurer que la personne en charge possède les qualifications requises et dispose des outils appropriés pour effectuer la saisie de manière précise et conforme aux normes comptables en vigueur.
Quelles sont les écritures comptables ?
Les écritures comptables sont les enregistrements détaillés des transactions financières effectuées par une entreprise. Elles permettent de suivre et d’analyser les flux monétaires et les mouvements de ressources de l’entreprise. Voici quelques types courants d’écritures comptables :
Les écritures de vente et d’achat
Les écritures de vente enregistrent les ventes réalisées par l’entreprise. Elles incluent les encaissements des clients, les factures émises, les réductions accordées et les remboursements éventuels. De même, les écritures d’achat enregistrent les achats effectués par l’entreprise, y compris les paiements aux fournisseurs, les factures reçues, les escomptes obtenus et les retours éventuels.
Les écritures de trésorerie
Les écritures de trésorerie enregistrent les mouvements de fonds dans les comptes bancaires de l’entreprise. Elles comprennent les dépôts, les retraits, les paiements, les encaissements et les virements bancaires. Ces écritures permettent de suivre de près la situation financière de l’entreprise et de maintenir un suivi précis des liquidités.
Les écritures de charges et de produits
Les écritures de charges enregistrent les dépenses engagées par l’entreprise, telles que les frais généraux, les salaires, les impôts, etc. Elles permettent de suivre les dépenses et d’évaluer les coûts liés à l’activité de l’entreprise. Les écritures de produits, quant à elles, enregistrent les revenus générés par l’entreprise, tels que les ventes de produits, les intérêts perçus, les dividendes, etc.
Les écritures de régularisation
Les écritures de régularisation sont réalisées à la fin de la période comptable pour ajuster les comptes et refléter correctement les revenus et les charges liés à cette période. Elles comprennent des ajustements tels que les dotations aux amortissements, les provisions, les charges à payer et les produits à recevoir.
La tenue des écritures comptables est essentielle pour maintenir une comptabilité précise et conforme aux normes. Les logiciels de comptabilité modernes facilitent grandement ce processus en automatisant certaines tâches répétitives et en offrant des fonctionnalités de suivi et de reporting avancées.
Quels sont les différents documents à saisir en comptabilité ?
La saisie des documents comptables est une étape essentielle pour maintenir une comptabilité précise et à jour. Voici quelques-uns des principaux documents à prendre en compte lors de la saisie comptable :
Les factures d’achat et de vente
Les factures d’achat et de vente sont des documents clés à saisir en comptabilité. Elles représentent les transactions commerciales de l’entreprise, que ce soit pour l’achat de biens et services ou pour la vente de produits. La saisie des informations de facturation, telles que les montants, les dates, les numéros de facture, les taxes et les références clients/fournisseurs, est essentielle pour suivre les flux financiers de l’entreprise.
Les relevés bancaires
Les relevés bancaires fournissent des informations détaillées sur les mouvements de trésorerie de l’entreprise. Ils incluent les dépôts, les retraits, les paiements, les encaissements et les virements effectués sur les comptes bancaires de l’entreprise. La saisie précise de ces informations permet de concilier les soldes bancaires avec les enregistrements comptables et de suivre de près la situation financière de l’entreprise.
Les notes de frais
Les notes de frais sont utilisées pour enregistrer les dépenses professionnelles engagées par les employés de l’entreprise. Elles incluent les frais de déplacement, les repas d’affaires, les frais de stationnement, etc. La saisie de ces informations permet de suivre les dépenses liées aux activités professionnelles et de les prendre en compte lors du calcul des résultats financiers de l’entreprise.
Les relevés de caisse
Les relevés de caisse sont utilisés pour enregistrer les transactions en espèces effectuées dans le cadre des activités de l’entreprise. Ils incluent les encaissements, les remises, les dépenses en espèces, etc. La saisie de ces informations permet de suivre précisément les mouvements de trésorerie et de concilier les montants encaissés avec les enregistrements comptables.
Les documents fiscaux
Les documents fiscaux comprennent les déclarations de TVA, les déclarations de revenus, les bilans annuels, etc. Ils sont essentiels pour assurer la conformité fiscale de l’entreprise. La saisie précise de ces informations permet de respecter les obligations légales en matière de déclarations fiscales et de produire des états financiers précis.
Comment faire la saisie des factures ?
La saisie des factures est une étape essentielle dans le processus de tenue comptable d’une entreprise. Elle permet d’enregistrer de manière précise et organisée toutes les transactions commerciales effectuées avec les fournisseurs et les clients. Mais comment réaliser efficacement la saisie des factures ? Voici quelques étapes clés :
1. Collecte des factures
La première étape consiste à collecter toutes les factures reçues de vos fournisseurs ou émises à vos clients. Il est important d’organiser ces factures de manière à pouvoir les retrouver facilement lors de la saisie.
2. Vérification de l’exactitude des informations
Avant de procéder à la saisie, il est crucial de vérifier l’exactitude des informations présentes sur les factures. Assurez-vous que les montants, les dates, les numéros de facture et autres détails sont corrects. Toute erreur ou incohérence doit être corrigée avec le fournisseur ou le client concerné.
3. Saisie des informations dans le logiciel comptable
Utilisez un logiciel de comptabilité adapté pour saisir les informations des factures. Cela permet une saisie précise et automatisée des données. Entrez les détails tels que le nom du fournisseur ou du client, la date de la facture, le montant, la TVA, les références, etc. Veillez à classer les factures dans les bonnes catégories (achats, ventes, etc.) pour une gestion comptable optimale.
4. Vérification et rapprochement des factures
Une fois les factures saisies, effectuez une vérification minutieuse pour vous assurer de leur exactitude. Rapprochez-les avec les relevés bancaires, les bons de commande ou tout autre document de référence. Cela permet de détecter les éventuelles erreurs ou écarts et de les corriger rapidement.
5. Archivage et conservation
Après la saisie, assurez-vous d’archiver les factures de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur. La conservation des factures est essentielle pour l’audit, la gestion fiscale et les références ultérieures.
La saisie des factures demande rigueur et précision. En utilisant un logiciel de comptabilité adapté, et des outils d’aides à la saisie (intégration EBICS, OCR, etc …) vous pouvez simplifier et automatiser ce processus, réduisant ainsi les erreurs et les tâches manuelles fastidieuses. Cela vous permet de gagner du temps et de concentrer vos efforts sur d’autres aspects importants de votre activité.
