Comment suivre l’avancement des dossiers en temps réel dans un cabinet comptable ?

Dans de nombreux cabinets d’expertise comptable, le suivi des dossiers repose encore sur plusieurs sources d’information.

Un fichier de suivi pour une partie de la production.
Quelques échanges entre collaborateurs.
Des relances par email.
Des points réguliers avec les équipes.

Ce fonctionnement peut suffire lorsque le nombre de dossiers reste limité.

Mais dès que l’activité augmente, que plusieurs collaborateurs interviennent et que les échéances se multiplient, une difficulté apparaît : savoir précisément où en est la production à un instant donné.

Les managers et associés disposent pourtant de nombreuses informations.

Le problème est qu’elles ne sont pas toujours réunies au même endroit.

Il devient alors difficile de répondre rapidement à des questions pourtant simples :

• Quels dossiers avancent normalement ?
• Lesquels sont bloqués ?
• Où commencent à apparaître les retards ?
• Quelles équipes sont sous tension ?

C’est précisément là que le suivi de production d’un cabinet comptable devient un véritable enjeu de pilotage.

Le suivi ponctuel ne suffit plus pour piloter la production

Dans beaucoup de cabinets, le suivi des dossiers repose encore sur des points de contrôle réguliers : réunions d’équipe, reportings hebdomadaires ou échanges avec les collaborateurs.

Ces moments restent utiles.

Mais entre deux points, la production continue d’évoluer :

• Un dossier peut se bloquer
• Une pièce peut manquer
• Une nouvelle urgence peut apparaître
• Une échéance peut se rapprocher
• Un collaborateur peut progressivement se retrouver en surcharge.

La situation opérationnelle d’un cabinet peut changer rapidement.

Lorsque la visibilité repose uniquement sur des points ponctuels, les problèmes sont souvent identifiés après leur apparition, le cabinet suit alors sa production, mais il la pilote surtout en réaction

Des informations encore trop dispersées

L’avancement d’un dossier comptable dépend rarement d’une seule information.

Il peut être lié à la production réalisée, aux pièces reçues, à une validation client, à un document manquant ou encore à l’intervention d’un autre collaborateur. Or ces informations sont souvent dispersées entre plusieurs environnements :

• Logiciels métiers
• Emails
• Teams
• Fichiers Excel
• Outils ou tableaux de suivi internes.

Pris individuellement, chacun contient une partie de la réponse. Mais pour comprendre réellement où en est le dossier, il faut parfois reconstituer le contexte. Cette fragmentation fait perdre du temps aux collaborateurs et complique également le travail des managers.

Avoir beaucoup d’informations ne signifie pas forcément avoir une bonne visibilité.

Pour piloter efficacement, encore faut-il pouvoir les comprendre rapidement.

Le manque de visibilité crée des retards invisibles

Tous les retards ne sont pas immédiatement visibles. Un dossier peut rester bloqué plusieurs jours sans déclencher d’alerte particulière.

Le problème apparaît généralement plus tard : le client relance, une échéance approche ou le collaborateur commence à manquer de temps pour terminer le dossier.

À ce moment-là, le retard existe déjà et les possibilités d’arbitrage sont plus limitées.

C’est pourquoi le véritable problème n’est pas toujours le retard lui-même. C’est le retard que l’on découvre trop tard.

Avec une meilleure visibilité sur l’avancement des dossiers, le cabinet peut intervenir avant que la situation ne devienne urgente. Et c’est précisément ce qui fait la différence entre le suivi et le pilotage.

Un dossier bloqué n’est pas forcément un problème de production

Il existe également un autre intérêt à suivre précisément l’avancement des dossiers : comprendre pourquoi ils n’avancent pas.

Tous les blocages ne viennent pas des équipes. Un dossier peut être en attente parce que :

• Des pièces n’ont pas été transmises
• Le client n’a pas répondu
• Une validation est attendue
• Certaines informations sont incomplètes.

Sans visibilité claire, ces situations peuvent facilement être confondues avec un retard de production. À l’inverse, un suivi des dossiers comptables suffisamment précis permet de distinguer un problème de charge, une difficulté organisationnelle ou simplement une attente liée au client. Cette distinction est importante.

Elle permet aux managers d’intervenir au bon endroit, mais aussi d’éviter de faire porter aux équipes la responsabilité d’un blocage qui ne dépend pas d’elles.

Quand chacun recrée son propre système de suivi

Lorsque le cabinet ne dispose pas d’une vision commune suffisamment claire, les collaborateurs trouvent naturellement des solutions :

• Un tableau Excel personnel.
• Des notes.
• Des rappels dans l’agenda.
• Une liste de dossiers à relancer.
• Parfois même plusieurs systèmes en parallèle.

Individuellement, ces méthodes peuvent être efficaces.  Collectivement, elles posent davantage de difficultés.

L’information se disperse, certains suivis sont dupliqués et une partie de la visibilité dépend directement des personnes qui détiennent l’information.

Quand le système ne donne pas suffisamment de visibilité, chacun finit par recréer la sienne.

À mesure que le cabinet grandit, ce fonctionnement devient de plus en plus difficile à coordonner.

Ce que change un suivi des dossiers en temps réel

Le suivi de production en temps réel ne sert pas simplement à savoir si une tâche est terminée ou non.

Son véritable intérêt est de permettre au cabinet de comprendre plus rapidement ce qui se passe dans sa production.

Avec une vision centralisée, il devient plus facile :

• D’identifier un blocage
• De repérer un retard avant qu’il ne devienne critique
• De comprendre les priorités
• D’anticiper une tension sur la charge
• De faciliter les arbitrages entre les équipes.

Le rôle du manager évolue alors lui aussi.

Il passe moins de temps à chercher l’information ou à demander où en sont les dossiers, et davantage de temps à analyser les situations et à accompagner les collaborateurs.

C’est là que le suivi devient réellement un outil de pilotage.

Une meilleure visibilité pour les managers, mais aussi pour les collaborateurs

On pourrait penser que le suivi de production sert principalement aux associés et aux managers.

En réalité, les collaborateurs en bénéficient tout autant. Lorsqu’une personne sait clairement où elle en est, quelles sont ses priorités et quels dossiers sont en attente, son organisation devient plus simple.

À l’inverse, lorsque tout repose sur la mémoire, les emails ou plusieurs listes parallèles, une charge mentale supplémentaire apparaît.

Il faut constamment se rappeler : ce qui doit être fait, ce qui attend une réponse, ce qui est urgent et ce qui peut attendre.

La visibilité ne sert donc pas uniquement à mieux manager. Elle permet aussi de rendre le travail quotidien plus lisible pour les équipes.

Et cette lisibilité participe directement à une organisation plus sereine.

Le véritable enjeu : rendre la production du cabinet lisible

Suivre les dossiers ne signifie pas multiplier les tableaux de bord ou les indicateurs. L’objectif est beaucoup plus simple : pouvoir comprendre rapidement la situation réelle du cabinet :

• Quels dossiers avancent ?
• Lesquels nécessitent une intervention ?
• Où se trouvent les blocages ?
• Quelles sont les prochaines priorités ?

Un bon pilotage de cabinet comptable repose avant tout sur cette capacité à rendre l’activité lisible, car même avec des collaborateurs expérimentés et de bons outils, il devient difficile de prendre les bonnes décisions lorsque l’information reste dispersée.

Comment OctoVision permet de suivre l’avancement des dossiers comptables

C’est précisément dans cette logique qu’OctoVision a été conçu. Développé à partir des besoins rencontrés au sein d’un cabinet d’expertise comptable, OctoVision permet de centraliser les informations utiles au suivi de production et de disposer d’une vision plus claire de l’avancement des dossiers. Le cabinet peut ainsi :

• Visualiser plus facilement l’état de sa production
• Identifier les dossiers qui nécessitent une attention particulière
• Anticiper certains retards
• Suivre la charge des équipes
• Faciliter la coordination entre collaborateurs et managers

L’objectif n’est pas d’ajouter une couche de contrôle supplémentaire, il est de rendre l’information déjà présente dans le cabinet plus facilement exploitable pour piloter l’activité.

Quand les dossiers deviennent plus lisibles, les décisions deviennent elles aussi plus simples.

Suivre les dossiers en temps réel pour mieux anticiper

À mesure qu’un cabinet se développe, suivre l’avancement des dossiers uniquement à travers des échanges ponctuels ou des fichiers parallèles devient de plus en plus difficile.

Les informations existent, mais elles sont dispersées.

Les retards sont parfois découverts trop tard.

Et les collaborateurs compensent en construisant leurs propres méthodes de suivi.

Mettre en place une vision centralisée de la production permet au contraire de mieux comprendre ce qui se passe dans le cabinet et d’intervenir plus tôt lorsque cela devient nécessaire.

Le suivi en temps réel des dossiers comptables n’a donc pas vocation à surveiller davantage les équipes.

Il permet surtout de passer d’une organisation qui découvre les problèmes à une organisation capable de les anticiper.

Et c’est cette visibilité qui rend progressivement le cabinet plus simple à piloter.

Dominique CORNIER
Expert-Comptable et fondateur d’OctoVision