Digitalisation des obligations déclaratives : comment mieux les automatiser et les piloter ?

Digitalisation des obligations déclaratives : comment mieux les automatiser et les piloter ?

Depuis plusieurs années, la digitalisation transforme profondément la gestion des obligations déclaratives dans les cabinets d’expertise comptable.

TVA, impôt sur les sociétés, CFE, CVAE, DSN et autres échéances fiscales ou sociales sont aujourd’hui largement gérés de manière dématérialisée.

Cette évolution a permis de gagner en rapidité, de sécuriser les transmissions et de standardiser de nombreux échanges.

Mais elle a aussi déplacé la complexité.

Les cabinets ne manquent plus d’outils pour produire ou transmettre leurs déclarations. Leur difficulté est désormais de garder une vision claire de l’ensemble :

• Quelles obligations sont à réaliser
• Lesquelles ont été transmises
• Quels dossiers sont bloqués
• Quelles échéances approchent.

La digitalisation facilite les traitements. Mais sans organisation ni pilotage, elle ne garantit pas à elle seule une gestion plus simple des obligations déclaratives.

Les téléprocédures ont changé le quotidien des cabinets

La dématérialisation a profondément fait évoluer la manière dont les cabinets gèrent les déclarations de leurs clients.

Elle permet notamment :

• Des transmissions plus rapides
• Une circulation plus fluide des données
• Davantage d’automatisation
• Une meilleure standardisation des échanges

C’est un progrès important.

Mais cette évolution implique aussi de travailler avec plusieurs environnements, différents modes de transmission et de nombreuses échéances.

Une déclaration peut nécessiter de récupérer des informations dans un outil de production, de contrôler certains éléments, de transmettre les données puis de vérifier que l’obligation a bien été traitée.

Le défi n’est donc plus uniquement de produire une déclaration.

Il consiste aussi à suivre l’ensemble

Une gestion des obligations encore trop dispersée

Dans un cabinet comptable, une obligation déclarative ne correspond pas à une seule action.

Il faut souvent :

• Récupérer les pièces
• Vérifier les données disponibles
• Réaliser les contrôles nécessaires
• Préparer la déclaration
• La transmettre
• Suivre son traitement

Or ces étapes ne sont pas toujours réalisées dans le même environnement.

Les informations peuvent être réparties entre le logiciel de production, la gestion documentaire, les plateformes de télétransmission, les emails ou encore les tableaux de suivi internes.

Chaque solution répond à un besoin précis.

Mais lorsqu’il faut obtenir une vision globale, cette dispersion peut devenir une difficulté.

Le collaborateur sait généralement ce qu’il doit faire sur ses propres dossiers. Le manager, lui, doit pouvoir comprendre rapidement où en est l’ensemble de la campagne déclarative.

C’est là que le pilotage devient essentiel.

Automatiser une déclaration ne signifie pas automatiser son suivi

L’automatisation permet déjà de réduire une partie importante des opérations manuelles.

Elle peut notamment faciliter :

• la récupération de données ;
• la reconnaissance documentaire ;
• la synchronisation de certains flux ;
• la génération d’informations depuis les logiciels métiers.

Ces gains permettent aux équipes de consacrer moins de temps aux tâches répétitives.

Mais une distinction reste importante.

Automatiser une étape ne signifie pas automatiquement sécuriser l’ensemble du processus.

Même lorsqu’une partie de la déclaration est automatisée, le cabinet doit toujours être capable de savoir :

• Si toutes les informations sont disponibles
• Si le dossier est prêt
• Si une action reste à réaliser
• Si la déclaration a bien été transmise
• Si une échéance approche

Le suivi reste donc indispensable.

Et plus les volumes augmentent, plus cette visibilité devient importante.

La fiabilité passe aussi par la réduction des manipulations

L’un des principaux intérêts de la digitalisation est de réduire les opérations manuelles.

Chaque ressaisie supprimée limite le risque d’erreur.

Chaque information récupérée automatiquement évite une manipulation supplémentaire.

Chaque étape standardisée réduit la dépendance aux habitudes individuelles.

L’automatisation contribue ainsi à rendre les données plus homogènes et les processus plus fiables.

Mais la fiabilité ne dépend pas uniquement de la qualité de la donnée.

Elle dépend aussi de la capacité du cabinet à s’assurer que chaque obligation suit le bon processus et respecte la bonne échéance.

Un dossier parfaitement préparé mais traité trop tard reste un problème.

La gestion des obligations déclaratives dans un cabinet comptable doit donc combiner deux dimensions :

• la fiabilité du traitement
• la maîtrise du calendrier

Le véritable enjeu : ne plus découvrir les retards trop tard

Dans de nombreux cabinets, les difficultés apparaissent lorsque l’échéance commence à se rapprocher.

Un document manque.
Une validation est toujours en attente.
Un dossier n’a pas avancé comme prévu.
Une déclaration nécessite finalement une intervention supplémentaire.

À ce moment-là, les équipes doivent réagir rapidement.

Le problème n’est pas nécessairement qu’un dossier rencontre un blocage. Dans une production comptable, cela arrivera toujours.

Le véritable problème est de découvrir ce blocage trop tard.

Une bonne digitalisation doit donc permettre de rendre ces situations visibles suffisamment tôt pour que les équipes puissent agir avant qu’elles ne deviennent urgentes.

La performance ne consiste pas seulement à traiter plus vite. Elle consiste aussi à voir plus tôt.

Standardiser les processus pour sécuriser les campagnes déclaratives

La digitalisation peut également permettre aux cabinets de mieux structurer leurs méthodes de travail.

Lorsque chaque collaborateur suit les obligations selon sa propre organisation, le pilotage global devient difficile.

Certains utilisent des tableaux personnels. D’autres fonctionnent avec des rappels. D’autres encore s’appuient principalement sur leur logiciel de production.

Ces méthodes peuvent fonctionner individuellement, mais elles deviennent plus difficiles à coordonner lorsque plusieurs dizaines ou centaines de dossiers doivent être suivis.

Définir des étapes communes permet au contraire de créer une lecture partagée de la production.

Le cabinet peut alors identifier plus facilement :

• Les obligations à préparer
• Celles qui sont en cours
• Les dossiers en attente
• Les déclarations finalisées

Cette standardisation facilite le suivi sans empêcher les collaborateurs de conserver leur expertise et leur autonomie.

Une meilleure visibilité réduit aussi la charge mentale

La sécurisation des obligations déclaratives n’est pas uniquement un sujet de conformité ou de performance.

C’est aussi un sujet d’organisation du travail.

Lorsqu’un collaborateur doit se souvenir lui-même de toutes ses échéances, maintenir ses propres listes et vérifier régulièrement plusieurs outils, une partie de son énergie est consacrée au suivi plutôt qu’à la production.

Cette charge est rarement mesurée.

Pourtant, elle devient particulièrement visible pendant les périodes de forte activité.

Une organisation plus structurée permet de réduire cette dépendance à la mémoire individuelle.

Les collaborateurs disposent alors de repères plus clairs :

• Les échéances sont visibles
• Les priorités sont identifiées
• Les dossiers bloqués sont repérés plus rapidement
• Les actions à réaliser sont plus lisibles

La digitalisation devient alors un moyen de rendre le quotidien plus simple, et pas seulement plus rapide.

Automatiser pour libérer du temps à plus forte valeur ajoutée

L’un des objectifs de l’automatisation reste évidemment de réduire le temps consacré aux tâches répétitives.

Ce temps peut ensuite être réinvesti dans des missions à plus forte valeur ajoutée :

• Analyse des dossiers
• Accompagnement des dirigeants
• Conseil fiscal
• Anticipation des difficultés
• Développement de nouvelles missions

Mais ce transfert ne se produit pas automatiquement.

Pour que le temps gagné devienne réellement disponible, il faut éviter qu’il soit absorbé ailleurs par des recherches d’information, des contrôles inutiles ou des urgences liées à un manque de visibilité.

Le gain de productivité ne vient donc pas uniquement de l’automatisation. Il vient de l’association entre automatisation, organisation et pilotage.

C’est cette combinaison qui permet réellement au cabinet de consacrer davantage de temps au conseil.

Comment OctoVision accompagne le suivi des obligations déclaratives

C’est précisément dans cette logique qu’OctoVision intervient.

La plateforme permet de structurer et suivre les obligations au sein d’un environnement commun afin de donner aux équipes et aux managers une vision plus claire des campagnes déclaratives.

OctoVision permet notamment de :

• Programmer les obligations
• Utiliser des modèles paramétrés
• Suivre leur avancement
• Identifier les retards
• Visualiser les actions restant à réaliser
• Partager une même information entre les différents niveaux du cabinet

L’objectif n’est pas de remplacer les logiciels de production ou les solutions de télétransmission.

Il est de centraliser la visibilité nécessaire pour mieux piloter les obligations déclaratives.

Le cabinet conserve ses outils métiers tout en disposant d’un cadre commun pour suivre ses échéances et sécuriser sa production.

Digitaliser, automatiser… mais surtout garder la maîtrise

La digitalisation des obligations déclaratives a profondément amélioré la manière dont les cabinets produisent et transmettent les informations.

Elle permet aujourd’hui :

• Des traitements plus rapides
• Davantage d’automatisation
• Des échanges largement dématérialisés
• Une meilleure traçabilité

Mais cette évolution ne fait pas disparaître le besoin d’organisation.

Au contraire.

Plus les outils et les flux se multiplient, plus le cabinet doit être capable de garder une vision claire de ses obligations, de ses échéances et de ses points de blocage.

La technologie prend toute sa valeur lorsqu’elle permet non seulement de produire plus efficacement, mais aussi de rendre l’activité plus lisible et plus sécurisée.

Digitaliser permet d’automatiser les traitements. Piloter permet de s’assurer que rien n’est oublié.

Dominique Cornier
Expert-Comptable et fondateur d’OctoVision