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Comment faciliter le processus de production d’un cabinet d’expertise-comptable : Nos solutions

Le processus de production d’un cabinet est essentiel à son bon fonctionnement. Cependant, il peut parfois être difficile de le définir et de le déployer. Heureusement, il existe des solutions pour faciliter sa mise en place. En effet, avec les bons outils et une bonne organisation, vous pouvez simplifier considérablement le travail de votre équipe.

Ce qu’il faut savoir sur le processus de production avant de se lancer

Le processus de production est un ensemble de tâches nécessaires à la production des états financiers d’une entreprise et aux missions annexes confiées au cabinet. Il concerne notamment la collecte, l’enregistrement et le traitement de l’information financière afin de produire les états financiers annuels, puis la rédaction de l’assemblée générale annuelle.

C’est grâce à une bonne maîtrise par toute l’équipe du processus de production que les dirigeants de cabinets peuvent optimiser et contrôler la production, prendre les meilleures décisions et améliorer la rentabilité de leur cabinet.

Les différentes étapes du processus de production comptable

La première étape du processus est la collecte des données financières. Cela implique de rassembler toutes les informations sur les transactions effectuées par l’entreprise au cours de l’exercice comptable de diverses manières. Une fois que toutes les données sont rassemblées, il faut procéder à leur enregistrement dans les journaux comptables et le grand livre général. Ce dernier doit être mis à jour régulièrement afin que tout soit en ordre pour la clôture annuelle des comptes. Durant cette période, il est important de vérifier que tout a bien été enregistré et qu’il n’y a pas eu d’erreur.

OctoVision vous accompagne tout au long du processus de production, particulièrement lors de la phase de traitement des informations à enregistrer. Pour cause, le logiciel offre une vision globale sur le taux d’avancement de la tenue des dossiers, calcule quotidiennement un indice de qualité de la tenue pour chaque dossier et alerte sur les dossiers en retard de saisie. 

Chaque intervenant est alerté sur ces retards, les points en suspens non traités, un mauvais indice de qualité. Le résultat de la transparence de l’information est que vous gagnez en productivité et en satisfaction client dès la saisie comptable !

Les étapes suivantes sont la révision du dossier puis la supervision par l’expert-comptable. Enfin, le cabinet a souvent la mission d’établissement de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels.

Quels outils utiliser pour fluidifier votre processus de production comptable ?

Traditionnellement, de nombreuses tâches sont effectuées manuellement par un personnel qualifié, ce qui peut prendre beaucoup de temps et nécessiter une grande attention aux détails. La plupart des cabinets réalise le suivi de ces tâches sur des tableaux Excel souvent propriétaires sans réelle consolidation ni harmonisation.

Heureusement, il existe désormais plusieurs outils permettant de faciliter ce suivi de la production d’un cabinet d’expertise-comptable afin de gagner du temps, réduire les erreurs et fluidifier le processus dans son intégralité. L’un des principaux avantages de ces outils est qu’ils permettent une meilleure traçabilité des données, une harmonisation des méthodes, une communication fluide et homogène. En effet, toutes les informations sont stockées dans un seul et même endroit, ce qui facilite leur suivi et leur analyse, à tel point que les tableaux Excel peuvent être abandonnés.

La communication sur l’avancement de la production comptable entre tous les intervenants est très importante pour gagner en efficacité et en productivité.

OctoVision, par exemple, est un outil innovant qui vous permet d’avoir accès à l’intégralité des données sur l’avancement de la production, de la saisie comptable à l’assemblée générale, et ce, où que vous soyez ! 

Si vous souhaitez améliorer votre processus de production et en assurer le suivi, OctoVision est fait pour vous. Ce logiciel pour experts-comptables permet d’optimiser leur organisation, notamment grâce à la programmation automatique, à la gestion des tâches à effectuer, au suivi de la production dans son intégralité. Vous réduisez ainsi le risque de passer à côté d’une tâche à effectuer et vous gagnez en efficacité. 

En savoir plus sur les fonctionnalités du logiciel dédié aux cabinets d’experts-comptables OctoVision.

OctoVision : le logiciel permettant une harmonisation des process internes et du processus de production

Comment OctoVision permet une harmonisation des process internes ?

Les process internes sont propres à chaque cabinet d’expertise-comptable. Si cet aspect n’est pas dérangeant pour un cabinet de petite taille, cela peut devenir plus contraignant lorsqu’un cabinet souhaite se développer en ouvrant de nouveaux sites. 

Pour faire face à ces contraintes, OctoVision a la solution. L’harmonisation des process internes ! Avec un process simple et efficace imposé par le logiciel, les méthodes de travail, de communication interne seront ainsi identiques pour l’ensemble des collaborateurs d’un cabinet comptable

L’évolution de la transmission des procédures internes via OctoVision

Les cabinets d’expertise-comptable ont été sensibilisés depuis quelques années à l’importance des processus internes notamment par la mise en place du manuel des procédures exigé par l’ordre des experts-comptables. 

Ce manuel a le mérite d’exister. 

Mais combien de cabinets le mettent à jour régulièrement sinon avant un contrôle qualité ?

Combien de collaborateurs anciens ou nouveaux l’ont lu ?

La transmission des procédures internes se fait plus verbalement entre les anciens et les nouveaux que par écrit. Et d’une communication verbale à une autre communication verbale, le message est finalement partiellement transmis, souvent déformé.

Il n’y a rien de plus usant pour les dirigeants que de répéter les mêmes consignes tout au long de l’année. Et Il n’y a rien de plus désagréable pour les collaborateurs que d’être sans cesse rappelés à l’ordre, ce qui augmente le sentiment de manque de confiance.

La solution est alors de disposer d’une plateforme WEB qui impose les processus internes de circulation de documents ou d’informations entre les différents services tout au long du circuit de production.

Plus besoin de communication verbale, plus besoin de rappels à l’ordre, chaque intervenant gère sa production et suit ses processus. Chacun gagne en autonomie et donc en productivité. 

OCTOVISION est une plateforme WEB dédiée à l’expertise-comptable qui organise les processus de suivi de la production comptable à l’AGOA, qui facilite la circulation de l’information et le partage des données entre les services.

Un nouveau collaborateur est formé entre 2h et 4h selon son profil. Il n’y a plus de perte de compétence et d’organisation à l’occasion des changements.

OCTOVISION est une solution unique développée par des experts-comptables pour des cabinets d’expertise-comptable !

La gestion des clients au sein d’un cabinet comptable

Les meilleures pratiques pour votre cabinet comptable

La gestion des clients est un élément essentiel de la gestion d’un cabinet comptable. En effet, elle permet de gérer les relations avec les clients et fournisseurs, de gérer les factures et les paiements, de suivre les litiges… Pour assurer une bonne gestion des clients, il est important de mettre en place des processus de production comptables efficaces.

Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser la gestion des clients au sein de votre cabinet comptable :

  • Organisez vos données : centralisez toutes les informations relatives aux clients et fournisseurs au sein d’un même dossier. Cela permettra de gagner du temps lorsque vous devrez y accéder.
  • Mettez en place un système de facturation automatisé : cela simplifiera la saisie des données et évitera les erreurs. De plus, vous pourrez ainsi suivre facilement le montant total des factures en cours.
  • Suivez régulièrement l’état des paiements : cela vous permettra d’identifier rapidement les retardataires et d’agir en conséquence (relance par email ou par téléphone, rappel sur la dette…).
  • Gérez efficacement les litiges : si un client conteste une facture, prenez le temps d’analyser le cas afin de trouver une solution amiable. Vous éviterez ainsi que le litige ne s’enlise et que la relation ne se dégrade.

La gestion des clients, un enjeu majeur pour les cabinets comptables

La gestion des clients représente un enjeu majeur pour les cabinets comptables. En effet, ces derniers doivent gérer de nombreuses données et informations afin de pouvoir assurer le bon fonctionnement de leur activité. Ainsi, il est essentiel que les cabinets comptables disposent d’un processus de production comptable performant permettant de gérer efficacement ces données. 

Le processus de production comptable doit permettre de gérer les clients de manière à ce qu’ils puissent bénéficier du meilleur service possible. Pour ce faire, il est important que le cabinet comptable dispose d’une base de données solide et fiable regroupant toutes les informations nécessaires sur ses clients. De plus, il est nécessaire que le cabinet soit en mesure de mettre à jour régulièrement cette base de données afin qu’elle reste la plus précise possible. 

En outre, le processus de production comptable doit permettre au cabinet comptable d’identifier rapidement les erreurs ou anomalies qui pourraient survenir lors du traitement des données concernant ses clients. Ainsi, il sera plus facile pour le cabinet d’y remédier rapidement et ainsi d’assurer un fonctionnement optimal de son activité.