Pourquoi travailler plus ne fait pas toujours avancer un cabinet comptable ?
Dans de nombreux cabinets d’expertise comptable, le constat revient régulièrement : les équipes travaillent beaucoup, les journées sont bien remplies, les dossiers s’enchaînent… et pourtant, le sentiment d’avancement reste parfois limité.
Les collaborateurs ne manquent ni d’implication ni de compétences. Les managers non plus. Le problème se situe souvent ailleurs : dans la manière dont le travail est organisé.
Car une forte activité ne signifie pas forcément une forte progression.
Une journée peut être remplie de tâches, d’échanges, de relances et d’urgences sans que les dossiers les plus importants avancent réellement. C’est précisément là que la question de la productivité du cabinet comptable devient intéressante.
Être productif ne consiste pas uniquement à faire davantage. Il s’agit surtout de consacrer le temps disponible aux bonnes tâches, au bon moment.
Être occupé ne signifie pas forcément avancer
Dans un cabinet comptable, les collaborateurs passent rarement une journée entière concentrés sur une seule mission.
Ils alternent entre plusieurs dossiers, répondent aux demandes des clients, recherchent des informations, passent d’un logiciel à un autre et gèrent les imprévus qui viennent modifier les priorités.
Toutes ces actions font partie du quotidien.
Mais leur accumulation peut progressivement fragmenter le travail.
Un collaborateur peut avoir le sentiment d’avoir été très actif toute la journée tout en constatant, en fin de journée, que les dossiers qu’il souhaitait réellement faire avancer sont encore en attente.
Ce décalage est important.
Le temps de travail est bien utilisé, mais il n’est pas toujours orienté vers les tâches qui produisent le plus d’avancement.
Le véritable enjeu n’est donc pas uniquement de travailler davantage, mais de réussir à transformer l’activité en progression.
La dispersion fait perdre du temps sans que l’on s’en rende compte
Le passage permanent d’un sujet à un autre représente l’une des principales sources de perte d’efficacité.
Un dossier est ouvert, puis interrompu par un email. Une demande urgente arrive. Il faut ensuite retrouver une information dans un autre outil avant de reprendre le dossier initial.
Individuellement, chaque interruption paraît anodine.
Mais au fil d’une journée, ces changements de contexte s’accumulent.
Il faut se rappeler où l’on en était, relire certaines informations, vérifier ce qui a déjà été réalisé et reconstruire mentalement le dossier.
Ces quelques minutes répétées plusieurs dizaines de fois peuvent représenter une quantité importante de temps.
C’est pourquoi les gains de productivité dans un cabinet comptable ne se trouvent pas toujours dans les grandes transformations.
Ils se trouvent aussi dans la réduction de toutes ces petites frictions quotidiennes.
Toutes les tâches n’ont pas la même importance
Un autre facteur influence directement la progression : la capacité à définir les priorités.
Dans une journée de travail, toutes les tâches ne contribuent pas de la même manière à l’avancement de la production.
Certaines doivent impérativement être réalisées rapidement. D’autres peuvent attendre. Mais lorsque les priorités ne sont pas suffisamment visibles, les collaborateurs doivent effectuer eux-mêmes ces arbitrages.
Et dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses, l’urgence prend facilement le dessus sur l’importance.
Un email reçu il y a cinq minutes peut alors sembler plus prioritaire qu’un dossier dont l’échéance approche.
Ce fonctionnement finit par créer une organisation très réactive.
Les équipes traitent ce qui arrive plutôt que ce qui doit réellement avancer.
À terme, les dossiers progressent, mais plus lentement et avec davantage d’à-coups.
Une organisation trop réactive finit par créer des urgences
Dans beaucoup de cabinets, une partie importante du quotidien consiste à répondre à des imprévus.
- Un client relance
- Une pièce manque
- Une échéance approche
- Un dossier prend du retard.
Les équipes réagissent et trouvent généralement des solutions.
Mais lorsque ce fonctionnement devient la norme, le cabinet passe progressivement d’une logique d’organisation à une logique de réaction.
Et cela crée un cercle difficile à casser.
Plus les équipes gèrent les urgences, moins elles disposent de temps pour anticiper.
Moins elles anticipent, plus les urgences se multiplient.
Le sentiment de travailler énormément sans réellement avancer vient souvent de là.
Une organisation occupée n’est pas nécessairement une organisation maîtrisée.
Le manque de visibilité complique les décisions
Pour organiser efficacement son travail, encore faut-il savoir précisément où en sont les dossiers.
- Quels dossiers avancent normalement ?
- Lesquels sont bloqués ?
- Quelles échéances approchent ?
- Où faut-il concentrer les efforts ?
Lorsque ces informations sont dispersées entre différents outils, fichiers ou échanges, les collaborateurs comme les managers disposent d’une vision partielle de l’activité.
Les décisions deviennent alors plus difficiles.
Chaque personne organise ses propres priorités à partir des informations dont elle dispose.
Cela peut fonctionner à petite échelle.
Mais à mesure que le cabinet grandit, ce fonctionnement devient beaucoup plus difficile à coordonner.
La visibilité sur la production comptable devient donc une condition essentielle pour améliorer la productivité.
Les micro-frictions finissent par peser lourd
Une grande partie du temps perdu dans un cabinet n’est jamais réellement identifiée.
Il ne s’agit pas forcément d’une heure entière perdue sur une tâche inutile.
Ce sont plutôt quelques minutes ici et là :
- rechercher une information
- vérifier où en est un dossier
- changer d’outil
- relire un échange
- demander une confirmation
- reprendre un travail interrompu.
Ces pertes sont difficiles à mesurer précisément.
Mais multipliées par plusieurs collaborateurs, plusieurs dossiers et plusieurs jours, elles finissent par représenter un volume considérable.
C’est pourquoi améliorer la performance ne consiste pas uniquement à demander aux équipes d’aller plus vite.
Il faut aussi leur permettre de perdre moins de temps.
Une méthode commune facilite l’avancement collectif
Lorsque chaque collaborateur organise son travail selon ses propres habitudes, le cabinet dépend fortement des individus.
Chacun peut avoir son tableau, ses rappels, ses propres priorités ou sa manière de suivre l’avancement de ses dossiers.
Ces méthodes peuvent être parfaitement efficaces individuellement.
Le problème apparaît lorsqu’il faut coordonner l’ensemble.
Un manager doit alors comprendre plusieurs systèmes différents pour obtenir une vision globale.
Mettre en place une organisation commune ne signifie pas supprimer toute autonomie.
Il s’agit plutôt de partager suffisamment de repères pour que les dossiers soient compréhensibles par tous.
Des étapes communes, des statuts identifiés et des priorités visibles facilitent naturellement la coordination.
Et lorsque l’organisation devient plus lisible, les équipes peuvent davantage se concentrer sur la production elle-même.
Le pilotage permet de transformer l’activité en progression
Améliorer la productivité d’un cabinet comptable ne signifie donc pas nécessairement produire davantage en moins de temps.
Il s’agit d’abord de créer les conditions qui permettent aux équipes de mieux utiliser leur temps.
Cela passe notamment par :
- une meilleure visibilité sur les dossiers
- des priorités clairement identifiées
- une réduction des recherches d’information
- une organisation commune
- une meilleure anticipation de la charge et des blocages.
C’est ici que le pilotage prend tout son sens.
Le rôle du pilotage n’est pas de multiplier les indicateurs ou d’ajouter du contrôle.
Il doit permettre de comprendre rapidement où en est le cabinet et où il faut agir.
Comment OctoVision aide à rendre le travail plus lisible
C’est précisément dans cette logique qu’OctoVision a été conçu.
Développé à partir des besoins rencontrés au sein d’un cabinet d’expertise comptable, OctoVision permet de centraliser les informations utiles au suivi de la production et de rendre l’activité plus lisible pour les équipes comme pour les managers.
La plateforme permet notamment de suivre l’avancement des dossiers, d’identifier les points de blocage, de visualiser les priorités et de mieux anticiper certaines tensions.
L’objectif n’est pas de demander aux collaborateurs de travailler davantage.
Il est au contraire de leur permettre de consacrer plus de temps aux tâches qui font réellement avancer les dossiers.
En réduisant la dispersion et en améliorant la visibilité, le pilotage du cabinet comptable permet de transformer une activité importante en progression plus structurée.
Travailler mieux plutôt que simplement travailler plus
Lorsque les équipes ont le sentiment de travailler énormément sans avancer suffisamment, la réponse n’est pas toujours d’augmenter l’effort.
Il faut parfois regarder la manière dont le travail est organisé.
Les interruptions, les priorités floues, la dispersion de l’information et les méthodes de suivi individuelles consomment du temps sans toujours être visibles.
À l’inverse, une organisation plus structurée permet aux collaborateurs de mieux comprendre ce qu’ils doivent traiter, aux managers d’anticiper davantage et au cabinet de retrouver un rythme de production plus fluide.
La performance ne vient donc pas uniquement du nombre d’heures travaillées. Elle vient aussi de la capacité du cabinet à transformer ces heures en véritable avancement.
Dominique Cornier
Expert-Comptable et fondateur d’OctoVision